Дизайн-менеджмент нового поколения: как DesignOps помогает формировать проектные команды

В «Далее» работают более 30 дизайнеров и UX-специалистов, которые выполняют задачи от UX-проектирования до разработки дизайн-концепции. Когда приходится иметь дело с большими объемами совершенно разноплановых задач, растет важность эффективного менеджмента процессов внутри дизайн-команды. В подобных условиях важно дифференцировать дизайн-процесс на творческую и операционную составляющие. Такую возможность дает Design Operations или DesignOps.

Что такое DesignOps

В разработке есть термин DevOps. Это набор практик и инструментов для автоматизации и оптимизации процесса разработки программного обеспечения. DevOps упрощает жизнь программистов и дает им полностью погрузиться в написание кода.

DesignOps или Design Operations делает практически тоже самое для дизайнеров. Во время работы над продуктом дизайнер выполняет определенный набор действий и использует инструменты. Из действий складываются методики и процессы, которые помогают достигать цели.

DesignOps – это механизмы поддержки и оптимизации операционной деятельности дизайн-команд. Он позволяет дизайнерам, UX-писателям и аналитикам сосредоточиться на прямых обязанностях и оттачивании навыков. Исполнители не отвлекаются на организационные вопросы, погружаются в задачи и показывают качественный результат. Это выгодно и с финансовой точки зрения — налаженный механизм DesignOps помогает увеличить эффективность каждого сотрудника. Помимо всех вышеперечисленных плюсов, это обеспечивает масштабируемость системы.

Области применения DesignOps

DesignOps находится на стыке дизайна, HR, бизнес-управления и менеджмента. Его операционные области делятся на три составляющие: бизнес-операции, управление персоналом и рабочие процессы.

Управление персоналом

Карьерный рост дизайнеров, найм, обучение, ценности и цели, менеджмент знаний. В больших ИТ-корпорациях создают целые дизайн-комьюнити, которые занимаются профессиональным и личным развитием сотрудников. Например, в Google у DesignOps разработана система коучинга по публичным выступлениям, дизайнеров учат презентовать идеи и отмечать каждую маленькую победу.

Бизнес-операции

Решение правовых и финансовых вопросов. Сюда относят все, что связано с бюджетом, закупками, лицензиями, договорами, а также другими инструментами и процессами бизнеса.

Рабочие процессы

Управление жизненным циклом продукта от идеи до реализации. Сюда включают стандарты приемки и передачи проекта, инструменты и гайдлайны для дизайнеров, программы и даже офисы. Чем раньше на проекте развернется операционная поддержка, тем качественнее будут выполняться рабочие процессы.

Рабочие процессы в продуктовых командах и агентствах

DesignOps бизнес-операций и персонала универсален, а вот между воркфлоу продуктовых и агентских команд много отличий. В продуктовых командах DesignOps рабочих процессов состоит из:

1. синхронизации работы дизайн-команд и программистов;
2. системы проектного управления;
3. критериев оценки и утверждения дизайна;
4. стандартов инструментов дизайн-команд.

Такая структура хорошо работает в продуктовых командах, но тяжело внедряется в агентства.

У агентств могут быть десятки проектов разных компаний — от отрисовки баннеров до проектирования сложного интерфейса. И у каждой компании клиента уже сформирована своя система управления проектами, настроить DesignOps по схеме выше в этом случае будет сложно или невозможно. Но это не значит, что от операционной оптимизации придется отказаться вообще. Ее нужно кастомизировать под воркфлоу агентства.

Как агентству использовать DesignOps для работы с клиентом

Принципиально разные процессы DesignOps находятся в следующих направлениях:

• формирование новых проектов;
• поддержка текущих.

Новые проекты

Любой новый проект начинается с разработки roadmap — его стратегического плана. Мы составляем его для каждого конкретного клиента:

• брифуем клиента и анализируем, как все устроено внутри компании; 
• ищем способы оптимизировать дизайн-процессы;
• формируем дизайн-команду, нанимаем дизайнеров, налаживаем коммуникацию;
• устанавливаем бюджет и KPI.

Поддержка проектов  

Поддержка подразумевает длительную работу с проектом. Например, если у вас есть контракт, по которому вы год создаете баннеры для рекламных кампаний клиента. За этот год в вашем агентстве и на стороне клиента могут смениться менеджеры или дизайнеры. Чтобы это не повлияло на качество работы, агентству нужно развивать тактическое направление DesignOps.

На этапе перехода проекта на поддержку мы:

• распределяем нагрузку команды; 
• убеждаемся, что команда поняла задачу и глобальную цель проекта, получила исходники;
• контролируем работу;
• даем рекомендации, анализируем прошлый опыт;
• налаживаем диалог с разработкой.

Если разделить подход к формированию рабочих процессов на новые и поддержку текущих, то получатся готовые паттерны для формирования и структурирования дизайн-команд. А также получится точный список задач по DesignOps на проекте.

Формирование и структурирование дизайн-команд

В любом проекте предстоит выбрать структуру команды, которая будет над ним работать. Для начала следует проанализировать задачи. На их основе вы выбираете тип структуры дизайн-команды, а в зависимости от типа определяете специфику DesignOps на проекте.

Централизованные дизайн-команды

Централизованные команды формируют в компаниях, где несколько независимых отделов работают над одним продуктом. Например, отделы продукта, дизайна, продаж, маркетинга, которые мало пересекаются. В каждом есть свои лидеры, которые принимают решения. Отдел — маленький мир, где люди глубоко вовлечены в задачи и четко знают свои роли.

Слабые стороны: из-за разобщенности отделов команды часто не понимают глобальной стратегии развития продукта, долго согласовывают дизайн-концепции и не имеют общего проектного хранилища.

Как внедрить DesignOps: в централизованные команды можно интегрировать отдельного DesignOps-специалиста, через которого дизайн-команда будет решать вопросы с другим отделами; он сформулирует для дизайнеров стратегию продукта и снизит бюрократию.

Кросс-функциональные дизайн-команды

Такие команды состоят из кросс-экспертных специалистов, например, менеджера, дизайнера, разработчика и аналитика. При этом иерархия специалистов одного профиля строится по централизованной модели, то есть дизайнеры подчиняются арт-директору. В кросс-функциональных командах налажена крепкая связь между разными отделами, дизайнеры закреплены за конкретными проектами и влияют на их развитие.

Слабые стороны: в кросс-функциональных командах дизайнеры реже взаимодействуют между собой, у каждого появляется своя стратегия и свое направление работы, качество общего продукта слабеет. 

Как внедрить DesignOps: лучшее решение — интегрировать главного DesignOps-специалиста и добавить дизайнеру в каждой команде обязанности DesignOps. Это позволит синхронизировать работу исполнителей и добиться целостности.

Гибкие дизайн-команды

В гибкой модели дизайн-команды формируют и масштабируют под текущие продуктовые задачи. То есть в компании есть отдел маркетинга, которому нужно развивать продукт. Маркетинг нанимает менеджера, который набирает команду из пула доступных дизайн-специалистов под конкретную задачу. Гибкие команды легко масштабировать, в них сотрудники полностью сосредоточены на дизайн-процессах.

Слабые стороны: при гибкой модели трудно найти точку принятия решения — команда не понимает, слушать менеджера или маркетинг.

Как внедрить DesignOps: он становится над командой, принимает решения и координирует специалистов: гибким командам нужны выделенные DesignOps, работающие непосредственно со специалистами.

Итого

DesignOps — в своем роде медиатор между дизайнерами и другими отделами. Механизмы и специалисты этого профиля нужны на всех этапах проекта в командах любого типа. Для управления людьми, курирования и оптимизации рабочих процессов. Как следствие, они освобождают дизайнеров от организационных задач и дают им сосредоточиться на творчестве.

Но в DesignOps нет единого стандарта, паттерна, который бы был общим для всех. Он кастомизируется под команду в зависимости от ее типа, задач и этапа проекта. Если речь идет об агентстве, то еще и с учетом ситуации клиента. За счет этого формируются дизайн-команды, которые дают самый качественный результат.