Четыре совета по упрощению работы

Совет 1: делать избирательность залогом успеха

Современные исследования, проведенные среди 5 тыс. руководителей, показывают, что лучшие исполнители – это те, кто хорошо освоил правило избирательности. Такие сотрудники наиболее тщательно выбирают какие приоритеты, задачи, встречи, идеи и шаги необходимо предпринять, а от каких отказаться. Затем эти исполнители предпринимают интенсивные, целенаправленные усилия по выбранным приоритетам. В более 66% случаев это приводит к отличным результаты. Остальная треть случаев в исследовании объясняется талантами, усилиями и удачей. Советы по избирательности могут быть очевидны всем любителям планирования:

1. Ввести за правило планировать год, квартал, месяц, неделю. Есть весьма интересные ежедневники, которые помогут это делать, например такой.

2. Начинать рабочий день с написания главных задач на сегодня.

3. Периодически сверять выбранные приоритеты ожидания от роли с ключевыми заказчиками и руководителем.

Данные советы для работы закупщика будут выглядеть следующим образом: выставление приоритетов отдела на год, назначение кросс-функциональных планов, составление годового тендерного календаря. Также важно включать назначение ежемесячных встреч с ключевыми отделами или сотрудниками, еженедельные или еже-двухнедельные встречи отделов.  

Дополнительно хочу отметить одну из техник, применяемых для упрощения работы, — это техника под названием бритва Оккама. Согласно ей стоит отбросить все лишнее и не усложнять без необходимости. То есть, если подходить ко всему, что делаешь с принципом бережливости ресурсов, то может получиться «не множить сущее» ради наилучшего результата.

Совет 2: стараться делать минимальные улучшения каждый день

Важная задача хорошего менеджера — эффективная работа и минимизация своего вовлечения в рутинные процессы. Если каждый день делать что-то на 1% лучше или эффективнее, то через год результат будет в 37 раз лучше текущего (1,01³⁶⁵=37,78). Этот и другие полезные советы находят отражение в отличной книге Джеймса Клира «Атомные привычки». Автор одним из выводов рекомендует искать возможность минимальных улучшений во всем, что делаешь. В качестве примера приведу несколько небольших полезных советов по любимым упростителям работы в Outlook на примере закупочных заданий:

1. Шаблоны. В Outlook и других почтах можно настроить шаблоны запросов поставщиков, согласования результатов тендера и любых других повторяющихся писем. Инструкция. Это даст развернутый формат сообщения, выверенный текст, хорошую орфографию и сэкономит время.

2. Экспресс блоки. Более короткие часто используемые фразы можно настроить через экспресс-блоки. Инструкция. Сюда могут входить фразы «мы благодарим вас за участие в тендере» или «вернусь к вам после внутренних согласований», «в настоящее время мы не ищем поставщиков в данной категории, прошу вернуться хх.хх.хххх». Аналогично этот совет экономит немного времени, но каждый день. Полный текст может фразы может появиться после набора одной фразы из текста.  

3. Избирательное форматирование. Когда получаешь несколько десятков или сотен писем в день, то автоматическое изменение цвета входящих сообщений помогает быстрее реагировать на письма от ключевых руководителей или на наиболее важные запросы. Инструкция.  

Совет 3: изменить и упростить внутренние и внешние процессы

Изменение процессов неизбежно приведет к изменению результатов. По этой причине важно посмотреть на текущие процессы всем взаимодействующим функциям внутри компании и попробовать убрать лишние или необязательные этапы. Согласно исследованию CIPS, навык управления внутренними отношениями с отделами внутри организации является одним из топ-3 навыков закупщика. Вероятно, потому что базовые навыки управления отношениями с поставщиками — это второй наиболее значимый навык после навыка ведения переговоров.

С чего здесь начать? Один из вариантов — согласование ежегодных планов или ежемесячных встреч отделов. Второй вариант для тех, кто не хочет ждать годовых планов — назначение проектной команды ключевых сотрудников разных отделов и организация регулярных встреч по правилам проектной работы.

В качестве примера упрощения процесса приведу один из болезненных процессов в отделе закупок — это работа с документами. Для упрощения работы с документами формируются готовые шаблоны, помощь в создании которых могут оказать поставщики услуг. Также для подобных разовых работ могут быть привлечены внешние юристы. В процесс упрощения важно отнести и уменьшение звеньев цепи согласований. В моей практике был договор, который согласовывали 20 сотрудников разных подразделений. Безусловно, такой договор будет согласовываться несколько месяцев или даже дольше.

Процедуры и инструкции помогают описать процессы и распределить роли, что ведет к более эффективной работе между отделами и упрощению процесса. Я всегда рекомендую по новым процедурам записывать видеотренинг, чтобы передавать опыт новым сотрудникам, сохраняя временной ресурс.

Стоит отметить, что упрощение процесса может быть в основе взаимодействий с поставщиками. Например, указание в запросе, что первое предложение — это финальное предложение, и переговоры не будут проводиться по предложенным условиям. Данный пункт может сэкономить три-четыре часа времени при проведении тендера. Заполнение всех предложений в едином шаблоне также экономит несколько часов времени. Я рекомендую собирать вопросы по несложным проектам в переписке, чтобы высылать ответы сразу всем участникам. Проведение встреч с каждым поставщиком для дебрифинга более трудозатратно, хотя признаю, в некоторых случаях полезнее, чем переписка, особенно в случае слабого тендерного задания.

Совет 4: внедрять инновации и развивать людей

Подобно эффекту Дидро, который говорил, что покупка новых вещей приводит к новым покупкам, так и создание культуры упрощения внутри компании может приводить к все новым улучшениям. Здесь важна работа менеджеров среднего звена, которые находятся в центре потоков инновационных процессов. Поскольку инновации в организации могут идти как сверху вниз, так и снизу вверх, роль данных руководителей является значимой. Жан-Филипп Дешамп в своей книге Innovation Governance показывает, как развивать культуру и процессы инноваций, многие из которых способствуют упрощению работы организации. Идея представлена на картинке:

Отдельно нужно отметить важность развития сотрудников внутри компании. В первую очередь это классические профессиональные тренинги. Для закупщиков это могут быть тренинги по топ навыкам: проведению переговоров, управлению отношениями с поставщиками, управлению внутренними отношениями с ключевыми отделами, навыки коммуникации и лидерству. Необходимо также обучать сотрудников более техническим техническим, например, работе с большими текстовыми файлами, Excel-данными на тысячи строчек, с «горячими клавишами», полезным функционалом презентаций, подготовке дэшбордов.