Чек-лист: как эффективно управлять проектами в маркетинге

Всю деятельность маркетолога внутри компании можно условно разделить на постоянную (например, ежедневную или ежемесячную) и проектную, когда вы запускаете проект с определенными целями в точные сроки с конкретным бюджетом.

Например, вам поставили задачу сделать новый сайт для бренда или провести рекламную кампанию. Хорошо, если проект зависит только от вас и вы уже занимались подобными задачами, а если нет? В таком случае лучше действовать по алгоритму.

Для начала убедитесь, что вам известны все вводные:

— В чем цель проекта, каких результатов хотим достичь и как будем оценивать их

Целеполагание – важная штука, иногда при первых вопросах становится понятно, что проект нужно сделать по-другому или не делать вообще.

Допустим, вы запускаете рекламную кампанию для увеличения продаж бренда за определенный период на 40%.

Как вы поймете, что достигли цели? Вам нужно будет сравнить продажи за аналогичный период до кампании, во время кампании и после нее. Но есть ли у вас данные о продажах? Если да, видите ли вы продажи по дням или только по месяцам? Возможно, нужно обговорить с коллегами получение статистики в каком-то необходимом вам разрезе.

Можете ли вы отделить покупки, которые сделали потребители, увидевшие рекламную кампанию от тех, кто ее не видел? А если цель рекламы не достигнута, на какие вопросы вам нужно будет ответить, чтобы понять, на каком этапе что-то пошло не так? Например, в тот же период конкурент опустил цены на 50% и покупатели ушли к нему. Значит, во время рекламной кампании вам нужно было следить за активностью конкурентов.

Уже на старте продумайте, какие данные для анализа проекта вам понадобятся в его финале.

— Кто принимает решение, успешен ли был проект и по каким критериям

Важно свериться, что предполагаемый успех в ваших глазах и в глазах заказчика – это одно и то же. Кроме того, не все умеют ставить задачи ясно, не стесняйтесь задавать дополнительные вопросы.

— Какие у проекта сроки, бюджет и кого из компании или подрядчиков можно задействовать

Важно строго понимать даты старта и окончания проекта, убедиться, что все участники, наравне с вами обладают вводной информацией. А также уточнить возможность привлекать внешних подрядчиков.

— Кто «руководитель проекта»

То есть человек, ответственный за его проведение. Это важный вопрос, ответьте себе на него. Скорее всего – это вы, и все зависит от вас. Вы могли не инициировать проект, но управляете им. От вас ждут полной ответственности в управлении.

Вы можете не знать тонкостей по всем этапам проекта, но вы должны знать кому задать вопрос, чтобы разобраться и делать это. Если вы руководитель проекта — все, что находится между точкой инициации проекта и отчетом по его проведению — в ваших руках.

Планирование — важный этап в проектной работе из-за ограниченного срока на реализацию. Любой более-менее сложный проект должен быть распланирован во времени, должны стоять промежуточные дедлайны, особенно если над проектом работает команда. Планирование также включает в себя несколько шагов:

—  Декомпозиция проекта на задачи и подзадачи

Разбейте проект сначала на крупные этапы, затем каждый этап на подзадачи. Например, для того чтобы создать простой сайт, вам потребуется:

• разработать его структуру,
• прописать тексты,
• сделать дизайн для каждой страницы,
• сверстать сайт,
• заложить этап на тестирование.

Каждый из этих этапов можно разбить на подзадачи. Например, задача — создать структуру сайта. Этапы:

• посмотреть, как делают конкуренты;
• собрать всю информацию, которую хотите разместить на сайте;
• прикинуть структуру;
• согласовать проект со всей командой.

Чем более подробно декомпозированы задачи, тем меньше в ходе проекта появится подводных камней. Если вы никогда не занимались этим условным «созданием сайтов», вам потребуется этап на изучение вопроса или консультацию с командой.

—  Создание плана-графика работ

Теперь, зная все подзадачи проекта, вам нужно подружить их с ограниченными сроками. Откройте таблицу и сделайте простой календарь: в левой колонке пропишите все задачи, а в строке справа, по горизонтальной оси – даты. Закрасьте цветом дни, которые уйдут на ту или иную задачу. Профессионально говоря, вам нужна диаграмма Ганта — инструмент для определения графика работ по проекту. Диаграмма строится в виде столбчатой таблицы с этапами и ответственными за их выполнение.

Помните, что некоторые задачи можно делать параллельно, а некоторые зависят друг от друга и не закончив одну, вы не начнете другую.

Проверьте, укладываетесь ли вы в сроки? Наверняка нет. Подумайте, как оптимизировать время на задачи. Поздравляю, вы осваиваете управление проектами!

Совет 1: попробуйте планирование от конечной точки к начальной. Если 1 сентября нам нужно запустить рабочий сайт, значит, например, к 15 августа должна быть готова версия для тестирования, и так дальше к началу.

Совет 2: если вы не знаете сколько потребуется времени на задачу – предположите! А затем сверьтесь с исполнителем или знающим человеком.

— Определение исполнителей и ответственных за каждый этап в графике

Возможно, вы будете ответственным в каждой задаче, но вероятнее всего, за разные пункты будут отвечать разные члены команды. Обратите внимание на возможные отпуска исполнителей проекта или их текущую чрезмерную нагрузку, заложите подобные задержки в тайминг. Уточните у коллег, смогут ли они поставить задачи проекта в более высокий приоритет перед текущими делами для ускорения сроков.

— Учет рисков

Еще раз посмотрите на график. Что может пойти не так? Постарайтесь заложить хотя бы небольшой запас по времени. В особенности, если ваш проект предполагает нерасторопного подрядчика или креативную составляющую, когда нужно придумать что-то чего еще нет.

Приступайте к работе по запланированному графику.

—  Поставьте задачи исполнителям

Сделайте это ясно и подробно. Опишите суть проекта, к чему мы должны прийти и что нужно сделать, в какие сроки и с каким бюджетом, если это применимо. Если на этом этапе у вас появились вопросы к вашему заказчику – снова задайте их. Не ставьте задачи с неясными вводными, потом придется переделывать, и вы потеряете время. Вам самому должен быть понятен итоговый результат.

— Соблюдайте сроки и контролируйте исполнителей

Любой план становится неактуальным сразу после составления, корректируйте его при необходимости. Но старайтесь предвосхищать ситуации срыва сроков, общайтесь с командой, возможно вам понадобятся еженедельные встречи.

Если что-то пошло не так, обязательно предупредите вашего заказчика, предложите варианты оптимизации. Не скрывайте проблемы.

Подведите итоги. Конечно, сделайте отчет. Оцените, насколько удалось достичь поставленных в начале целей. Чего не хватило, можно ли было это исправить и как? Проанализируйте ошибки, опишите успехи, проговорите их с командой, чтобы учесть любой появившийся опыт в следующем проекте.

Для эффективной работы над проектами можно использовать различные программы. Самый простой способ – работа с диаграммой Ганта в Excel или в Google Spreadsheets, планирование задач и их обсуждение в почтовых программах. Для более оперативного начала работы вы можете скачать готовый шаблон диаграммы и создавать задачи уже сейчас. 

Существуют различные варианты более удобных инструментов, например, Trello, Redmine или PlanFix. Но инструмент должен быть выбран внутри компании для всей команды. Чем с более сложными и бОльшим количеством проектов вы работаете, тем полезнее будут такие программы. Они дают наглядность, экономят время и ресурсы, присылают автоматические напоминания, снижая вероятность ошибки и срыва сроков.

Грамотное планирование проекта — это залог его успеха. Наиболее сложные этапы – не реализация, а инициация и планирование, пройдите их и дальше все пойдет как по маслу. Успешных проектов!