Чек-лист: как избежать неожиданностей во время организации кейтеринга
Иногда кажется, что самое простое в организации ивента ― это кейтеринг. Нашли подрядчика, заполнили бриф, добавили пожелания по меню и все ― ждем чуда от мастеров кейтеринга. Но не все так просто. О том, как не напороться на недобросовестного подрядчика и не испортить мероприятие расскажут Айгерим Иссенжулова, директор по работе с клиентами компании Catery, и Екатерина Лисейчева, CEO event-агентства «Мандариновая лиса»
1. Доверяй, но проверяй
При выборе подрядчика кейтеринговых услуг не всегда верно полагаться на отзывы коллег или комментарии в поисковиках. Организация кейтеринга ― это больше, чем просто белые скатерти и фингерфуд на красивых тарелочках.
Соберите пул подрядчиков на основе рекомендаций знакомых, затем посмотрите на него через фильтр подтвержденного опыта: ищите реальные кейсы, достоверные отзывы клиентов, лого компаний, с которыми работает подрядчик на сайте. Если сомневаетесь в подлинности кейсов, всегда можно связаться с одним из указанных клиентов на сайте и запросить рекомендацию о работе с подрядчиком.
Обязательно стоит позвонить в компанию и уточнить, есть ли сертификаты соответствия качества и документы на поставку продуктов, проверка убережет от некачественного исполнителя.
Если на проверку нет времени и сил, имеет смысл обратиться к услугами маркетплейса: компания проверяет всех партнеров заранее, плюс там есть живые отзывы от клиентов.
2. Фиксируйте все детали в договоре
Отношения между клиентом и подрядчиком должны быть партнерскими, но обязательства обеих сторон, а также все возможные риски важно детально обозначить в договоре. Не стоит этим пренебрегать, так как договор призван защитить от непредвиденных неприятностей и помочь избежать конфликтов. Звучит банально, но тем не менее, стоит повторить: фиксируйте все договоренности и ответственность в договоре, включая штрафы за возможное опоздание и даже несоответствие блюд согласованному меню.
Не забудьте на берегу проговорить с вашим подрядчиком список дополнительных услуг, выполнение которых он готов взять на себя. Например, упаковка подарочных наборов, печать и ламинирование меню, оформление табличек с составом блюд для банкета, рассылка гостям онлайн-мероприятия боксов с закусками. Все это также должно быть указано в договоре: если этого не сделать, то эти задачи придется решать в экстренном режиме.
3. Бриф — это друг
Зачастую клиенты недоумевают, когда подрядчик предлагает им заполнить бриф на меню. Казалось бы, что здесь такого: скинули список запрещенных продуктов, указали бюджет и количество гостей ― что еще нужно? Однако подробно и вдумчиво заполненный бриф со стороны клиента поможет подрядчику учесть все детали и нюансы, ведь сервис в первую очередь строится на внимании к мелочам.
4. Перед крупными мероприятиями заказывайте тестфуд
При составлении меню организаторы кейтеринговых услуг в первую очередь опираются на основные параметры: бюджет, количество гостей, их предпочтения и ограничения в еде. При этом также стараются держать руку на пульсе и учитывать в том числе и актуальные гастротренды. В моде ЗОЖ, легкие белковые закуски, итальянская и грузинская кухня, интересные и необычные вкусовые сочетания: лавандовые блинчики с семгой, свекольный хумус, авторские салаты из сезонных овощей со свежей зеленью.
Но не всегда то, что красиво выглядит в меню будет вкусно в реальности, поэтому стоит попросить подрядчика о проведении тестфуда ― дегустации блюд из меню, особенно перед крупными мероприятиями. Зачастую пробные прогоны платные, но лучше потратить чуть больше, но быть уверенным в качестве еды.
5. Не перекладывайте ответственность
Project management как он есть: до старта реализации проекта стоит подумать, что может пойти не так, и поставить сроки проверки готовности по пунктам: за месяц, за две недели, за неделю, за три дня. Ценно, когда менеджер со стороны кейтеринга вникает в концепцию мероприятия и процесс подготовки, но так бывает не всегда, поэтому во избежание факапов стоит проверить подрядчика по списку потенциальных «слабых мест». Например, запланировать проведение инструктажа для официантов, в ходе которого будет оговорен порядок действий в нестандартных и кризисных ситуациях: к примеру, что делать если “поплывет” тайминг или если важный гость несколько переберет с напитками.
6. Клиентский сервис is a key
Сложно отрицать, что секрет успешного сервиса на мероприятиии ― это персонал. Если это офлайн-мероприятие, можно сформулировать четкий перечень требований, которому должны соответствовать официанты и, при необходимости, провести тестовый прогон. Будет классно, если персонал сможет поддержать беседу в тему мероприятия, будет тактичным и опрятным. Если речь идет об онлайн-мероприятии и предполагается доставка еды, важно проговорить с подрядчиком нюансы курьерской доставки: блюда должны быть аккуратно упакованы, курьеры должны быть вежливыми и опытными: уметь ориентироваться на карте, договариваться, быть готовым к тому, что получатель, например, внезапно попросит перенести время доставки, а также быть в состоянии позаботиться о целости и сохранности еды.