Лайфхаки для организаторов MIСЕ в Швейцарии

Лучше один раз увидеть
Каждый год специалисты MICE- и event-отрасли могут испытать возможности страны на себе. Для этого Швейцарское бюро деловых и интенсив-поездок (SCIB) проводит Swiss Meeting Trophy — международное тревел-ралли, куда съезжаются профессиональные организаторы из Америки и Европы. В соревновательной форме участники мероприятия изучают интенсив-программы и туристические маршруты Швейцарии.

Во время Трофи команды перемещаются по стране и выполняют задания организаторов: отвечают на специфические вопросы о Швейцарии, участвуют в командообразующих конкурсах. По итогам испытаний начисляются баллы — победа присуждается тем, кто наберет больше очков по итогам двух дней.

В этом году в событии участвовали восемь команд из 12 стран - России, Великобритании, Германии, Бельгии, Нидерланд, Северной Америке (США и Канада), Скандинавии (Норвегия, Швеция, Финляндия и Дания) и Франции.

Участник Meeting Trophy Глеб Барон, Chief Marketing Officer «Интураэро»
«За последние годы работы в бизнес-тревеле произошло два события: Првое и менее важное — мы много куда поездили и много чего повидали. Второе и более важное — резко облегчился доступ к информации. Узнать все об отеле, площадке, экскурсии и так далее можно за пять минут, включая отзывы и виды из окон. Я думаю, нас сложно удивить каким-то конкретным преимуществом — мы все забудем через неделю. Отличная идея Трофи в том, что тебе показывают не конкретный отель или площадку, а дают ощущение нахождения в данном регионе. Это надолго запоминается, а главное — это именно то, что продается».

Участники начали путешествие с Базеля — фармацевтического центра страны.

Команды выполняли задания, связанные со спецификой места. Так, в музее фармации участники определяли на запах лечебные травы и спрессовывали таблетки, как это делали врачеватели прошлых веков. Другое задание выполнялось на время: команды на скорость надевали костюмы для праздника Фаснахт — самого масштабного карнавала Швейцарии.

Познакомившись с Базелем, команды выдвинулись на термальные источники в Бад-Рагац. Путь туда пролегал через Цюрих, а также горную железную дорогу, которую участники проехали в историческом поезде «Красная стрела». 

В Бад-Рагаце команды соревновались в йоге, гольфе и дегустации термальной воды.

Участник Meeting Trophy Алина Иванова, Head of Sales Department в 5 Stars
«Предлагая клиентам Швейцарию в качестве места для проведения мероприятий, нужно делиться не столько общей информацией, сколько особенностями и спецификой страны. На Meeting Trophy у меня была уникальная возможность прочувствовать ее, отметить для себя интересные решения и встать на место клиента, которого знакомят со страной. Программа события была настолько насыщенной, что для меня как организатора мероприятий сразу сформировалось несколько программ и идей, которые можно предложить клиентам»

На следующий день Трофи продолжилось на горном курорте Сант-Морице — туда участники добрались на арендованных автомобилях.

В горах команды проходили эстафеты на свежем воздухе, а также посетили местную сыроварню, где сыроделы рассказали о тонкостях своего ремесла и провели для гостей мастер-классы. Из Сант-Морица команды на велосипедах доехали до Понтрезины — финальной точки путешествия.

Участник Meeting Trophy Николай Андреев, председатель правления Национальной организации выездных мероприятий (НАОМ), гендиректор Big Jack
«Меня сильно удивила логистика Meeting Trophy, отчасти она и создала вау-эффект — мы постоянно были в динамике: пешком, на трамваях, поездах, кораблях, велосипедах. Для меня было очень полезно узнать, что есть такие форматы поездок — мы преодолели очень большое расстояние, но это было гармонично и неутомительно. Есть ли есть и другие регионы, где инфраструктура общественного транспорта также позволяет это сделать, то это формат, который люди готовы покупать»

Кульминацией программы стал гала-ужин на леднике. Там организаторы объявили победителей Swiss Meeting Trophy. В этом году первое место заняла команда из Северной Америки. Им достался традиционный приз — швейцарская корова, из молока которой в течение года будут готовить сыр и отправлять победителям.

В четырехдневном трофи приняли участие 95 человек. Все путешествие с проживанием в пятизвездочных отелях обошлось в 2,149 франков, за вычетом перелета.

Не автобусом единым

Автобус — порядком поднадоевший, но неизменный атрибут выездного мероприятия. Однако вы можете свести его присутствие в маршруте к минимуму. Для этого воспользуетесь Швейцарской системой путешествий (Swiss Travel System). Помимо автодорог эта сеть общественного транспорта включает в себя обширные железнодорожные и водные маршруты, проходящие через всю страну. Терминалы швейцарских аэропортов выходят напрямую к поездам, поэтому вам не придется ждать такси, чтобы доехать до города.

Стоимость Swiss Travel Pass

Отдельное внимание уделите панорамным поездам — поездка на них станет самостоятельным приключением. Вы можете проехать, как в высокотехнологичных вагонах, так и в ретро-поездах с винтажными интерьерами, которые помнят путешественников из высшего общества XX века. На знаменитом поезде «Красная стрела» в свое время проехал Уинстон Черчилль, из-за чего паровоз неофициально назвали именем политика. Сегодня его любят заказывать для корпоративных поездок. Для группы на 50 человек это будет стоить 7,500 франков в первом классе. Чуть дешевле обойдется поездка в историческом поезде Pullman — 3,450 франков на группу. К слову, последний проезжает по живописному маршруту Ретийской железной дороги — она пролегает через альпийские перевалы контона Граубюнден (административная единица Швейцарии) и была внесена в список объектов всемирного наследия ЮНЕСКО.

Для перемещения по горам можно арендовать автомобили — участники по достоинству оценят возможность насладиться видами ледников и знаменитых альпийских коровок из открытого кабриолета. Группе на 50 человек это будет стоить 1,500 франков.

Багаж может поехать сам

Если вы путешествует по разным городам Швейцарии с группой от десяти человек, закажите отдельную перевозку багажа. Утром во время выписки гости отставляют багаж в отеле, а вечером чемоданы встретят их в номере следующей гостиницы. Все, что понадобится для беззаботного путешествия, — менять на багаже бирки с пунктом назначения.

Эта услуга была введена недавно и сейчас тестируется на востребованность. Она гарантированно будет доступна до 31 декабря 2019 года.

Кроме того, вы можете заказать перевозку чемоданов из аэропорта. Вам не понадобится тратить время возле багажной ленты — по прибытии в страну сразу отправляйтесь в место назначения, а вещи приедут к вам сами.

Стоимость перевозки багажа

Правило первого въезда

Если вы попадаете в шенгенскую зону именно через Швейцарию, вам нужно сделать визу в ее посольстве. Это называется правило «первого въезда». Если вы продолжаете путешествие по Европе после Швейцарии, то приложите к запросу копии бронирований, и тогда визу откроют не только на время пребывания в этой стране, а на больший срок.

Спросите у профессионалов

Подготовить MICE-мероприятие вам поможет Швейцарское бюро деловых и интенсив-поездок. Это некоммерческая организация, поэтому SCIB будет работать с вами безвозмездно. Бюро поможет вам разработать и рассчитать программу путешествия, а также свяжет с ивент-агентствами для организации свободного дня деловой поездки. Кроме того, вам подскажут проверенных подрядчиков и условия, на которых с ними можно договориться о сотрудничестве.