12 правил успешного выездного круиза

Организация выездных мероприятий, конференций, поощрительных поездок (MICE) на борту современных круизных лайнеров — новый формат проведения корпоративных мероприятий, позволяющий сочетать интенсивную работу с насыщенным отдыхом. Как организовать морскую поездку, чтобы все работало как часы? Мы готовы поделиться главными секретами.

1. РАЗРЫВ ШАБЛОНОВ

Самое первое и важное, что предстоит сделать, — разрушить существующие стереотипы о круизах. В первую очередь — в умах агентств, предлагающих лайнер в качестве ивент-площадки, и в головах заказчиков, которые отчаянно ищут новых идей для своих мероприятий. Оставляя в стороне вопросы безопасности — еще в 2013 году комиссия ЮНЕСКО признала круизный отдых самым безопасным видом путешествия — очень коротко остановимся на трех основных барьерах при принятии решения в пользу морского путешествия:

·       «Круизы — для богатых». Простая арифметика доказывает, что стоимость круиза не только сопоставима со стоимостью аналогичного по продолжительности и «звездности» тура, но иногда и выгодно от него отличается. При каких условиях — в пунктах ниже.

·       «Круизы — для пенсионеров». Современные лайнеры «нашпигованы» таким числом развлекательных и полезных опций, что дадут сто очков вперед отельной «классике жанра».

·       «На корабле укачивает». Большинство круизов проходят в спокойных водах, поэтому пассажиры во время плавания, если не смотреть в окно, не всегда понимают — плывут они сейчас или стоят. Кроме того, пассажирская флотилия всех крупнейших круизных компаний оснащается системами стабилизации качки. К тому же размеры судна настолько велики, что качать вас будет не больше, чем на борту речного трамвайчика. Не зря же в применении к большому бизнесу сформулировано определение «Большой корабль сильно не качает».

ЛАЙФХАК. Если же для ваших клиентов и это не вариант, выбирайте не океанический круиз, а морской — к примеру, средиземноморский. Глубина акватории там невелика, волнений практически не бывает, и до берега рукой подать.

2.  БОГ В ДЕТАЛЯХ 

Именно так звучит в оригинале знаменитое изречение. Корпоративный выезд за границу требует четкой организации всего процесса. Внимание к деталям здесь не фигура речи: одно досадное упущение способно разрушить всю конструкцию важного мероприятия.

Не полагайтесь на «авось», потратьте 90% времени на подготовку события, и тогда во время его проведения вам останется приложить только 10% всех усилий.

Чек-лист круизного мероприятия

1.       Наличие визы во все посещаемые страны (здесь есть исключения, но они не отменяют общего правила — пусть лучше останется, чем не хватит).

2.       Страхование здоровья. Этот вид страхования — обязательный.

3.       Страхование от невыезда. Это — необязательное условие. Но сделать это настоятельно рекомендуют все опытные агенты, поскольку произойти невыезд может по самым разным причинам, предсказать которые часто невозможно.

ЛАЙФХАК. Ивентеры, идите в ногу со временем, не полагайтесь на старый добрый Outlook. Упростить работу помогут многофункциональные платформы и приложения, например TripBuilderMedia или Core-Apps.

3. ЦЕНА ВОПРОСА

Стоимость круизного пакета зависит от многих факторов — от круизной компании, от выбранной каюты, от длительности плавания и т. д. Есть компании, у которых цены начинаются от 200 тысяч рублей за человека. Но за эти деньги вы получаете персонального батлера, который решает все вопросы ваших клиентов в режиме 24/7, в ресторанах их обслуживают повара со звездами Мишлен и т. д. А есть предложения, доступные не только для биткоиновых толстосумов. Круиз «Лазурные берега» на 2019 год  от MSC Cruises, к примеру, сейчас можно забронировать  по цене от 25 тысяч рублей с человека. За восемь дней пассажиры побывают в семи городах Франции, Италии и Испании. В стоимость включены проживание, питание, развлекательная и спортивная инфраструктура.

Стоит помнить, что самой частой и болезненной причиной недовольства заказчиков всех времен и народов являются непредвиденные расходы и невозможность зафиксировать стоимость мероприятия «на берегу». Поэтому нужно быть готовым к тому, что определение «круиз» не означает «гуляем, братцы, халява!», и добавить к стоимости тура следующие пункты:

1.       Береговые экскурсии. Заранее спланируйте маршруты в городах во время остановок. Так вы не станете переплачивать на борту лайнера за сервис гида, трансферы и ланчи в экскурсионных точках.

2.       Исправления в документах. Человек — не робот, и ваши агенты — тоже. Если группа состоит из 10 человек, то замена одной фамилии в круизе или перелетах будет бесплатной. Для 20 человек бесплатным будет замена двух фамилий. Если изменений будет больше, тогда за каждое из них нужно будет дополнительно доплачивать, в соответствии с условиями круизной компании. Поэтому по возможности постарайтесь утвердить список группы заранее.

3.       Портовые сборы, которые оплачиваются дополнительно при бронировании круиза, авиабилеты.

4.       Стоимость въездных виз, трансферы в порт или из порта.

5.       Страхование.

6.       Другие расходы личного характера (например, услуги прачечной, химчистки и косметического салона, телефонные переговоры и т. п.), которые обязательно возникнут у ваших путешественников.

7.       Чаевые персоналу (сервисный сбор за обслуживание). На борту в ваш счет автоматически включается ежедневный сервисный сбор за проживание. Его размер зависит от выбранного вами маршрута и количества дней фактического оказания услуг.

8.       Алкогольные напитки на борту. Увы, но чаще всего это суровая правда, ведь еда — это всегда основной доход для лайнера во время путешествия, а самая высокая накрутка на судне — это напитки. Кстати, пронести спиртное на борт во время погрузки или остановки не удастся. Это запрещено на большинстве круизных лайнеров.

ЛАЙФХАК. Круизные компании сжалились над любителями пропустить по стаканчику и разработали специальные алкогольные пакеты: можно купить на день, можно на неделю — и тогда в течение определенного периода некоторый алкоголь на лайнере будет для них бесплатным.

Все перечисленные пункты можно и нужно отметить заранее, чтобы потом не было мучительно больно за испорченное настроение клиента. После подписания договора и получения подтверждения твердого бронирования и после внесения предоплаты вы не сможете поменять маршрут или лайнер, вносить изменения, которые влекут за собой дополнительные расходы. Ваш заказ будет зафиксирован, после чего вам придется только аннулировать его в соответствии с условиями круизной компании и повторно забронировать новый. Поэтому нужно очень внимательно отнестись к принятию финального решения по выбору круиза.

4. ВРЕМЯ — ДЕНЬГИ

Стоимость выезда организации за границу напрямую зависит от сезона и от времени бронирования. Обычно круизы для групповых поездок бронируют за год или более до круиза. Конечно, и за два-три месяца до отплытия того или иного лайнера можно найти места, но выбор в этом случае будет значительно меньше.

ЛАЙФХАК. Морские круизы — вид отдыха, который лучше бронировать заранее, особенно если речь идет о большой группе. Это лучший способ получить наиболее выгодные цены и наиболее интересные предложения. Круизные компании стимулируют ранние продажи очень выгодными акциями.

5. ШАГ ВЛЕВО, ШАГ ВПРАВО

Круиз — это всегда зафиксированный маршрут, но круизные компании сохраняют за собой право внесения изменений в расписание лайнера. Изменения маршрута не должны быть поводом для отмены круиза, т. к. условия аннуляции всегда очень жесткие.

ЛАЙФХАК. Нужно помнить, что перелеты к кораблям не всегда осуществляются в город-порт. Чаще от аэропорта до порта нужно заказывать дополнительный транспорт, о чем лучше позаботиться заранее.

6.    РАСПОЛАГАЙТЕСЬ!

Размещение в каютах, как правило, происходит  по одному человеку. Но поскольку Single-номеров на современных лайнерах очень мало, обычно участники корпоративных выездов живут в двухместных каютах по одному. Стоимость таких кают составляет 80% от цены за Dbl (на двоих). Поэтому, если есть возможность, предлагайте размещение в двухместных каютах по два человека.

По возможности стоит выбирать для гостей внешние каюты, даже если придется переплатить. Во внутренних каютах кого-то может настичь клаустрофобия, да и депрессивная атмосфера от отсутствия окон и дневного света не поспособствует формированию правильного настроения. Чем выше палуба, тем лучше.

ЛАЙФХАК. После первой остановки судна в порту можно обратиться в службу сервиса и попросить повысить категорию каюты для тех, кто оказался не очень доволен размещением. Поскольку некоторые пассажиры пересаживаются на другой лайнер, есть шанс получить приятный бонус в виде размещения в каюте с балконом.

7.  МОЛОДОСТЬ КАК НЕДОСТАТОК

Приготовьтесь к тому, что, если вашим путешественникам меньше 21 года и они путешествуют не в компании собственных родителей, то круизы пока не для них. Есть, правда, исключение — супружеские пары, в которых один из супругов старше 21 года. При посадке на лайнер в этом случае придется предъявить свидетельство о браке, переведенное на английский язык и заверенное нотариусом. Возраст пассажиров всегда рассчитывается на дату начала круиза.

Если это не утешит ваших юных клиентов, расскажите им про дискриминацию беременных женщин. Тем после 24 недель тоже не разрешат подняться на борт круизного лайнера. А если еще не рожденным пассажирам меньше 24 недель, то мамам необходимо запастись справкой от врача, подтверждающую то, что беременность протекает без осложнений и противопоказаний для совершения поездки нет, переведенную на английский язык и тоже нотариально заверенную.

ЛАЙФХАК. Нет, мы не посоветуем молодым людям искать на время поездки взрослого супруга, а будущим мамам — правильные справки. Просто при формировании группы заранее сообщите о существовании подобных требований, и тогда она в полном составе благополучно поднимется на борт.

8.    СОБАЧЬЯ ЖИЗНЬ

Большинство круизных компаний не допускают на борт животных, за исключением собак-поводырей, да и то по предварительному согласованию с круизной компанией.

ЛАЙФХАК. Если ваш клиент вознамерится отправиться в деловой трип с любимой болонкой, сделайте скорбное лицо и начните рассуждать об отягчающих особенностях формирования гипоталамуса у наших меньших братьев, закончив монолог драматическим, но твердым «Не в этот раз».

9. ПРЕДУПРЕЖДЕН И (НЕ) ВООРУЖЕН

Нельзя упаковывать в багаж, а также проносить на борт лайнера любые вещи, относящиеся к категории опасных или нелегальных (нет нужды приводить их здесь, этот перечень знаком всем, кто перемещается по московскому метро). Полные списки запретов у каждой компании разные, как брендбуки. Это могут быть как электроприборы вроде утюга или фена, так и атмосферные мелочи — свечи, благовония и пр. Все они рискуют быть конфискованными службой безопасности лайнера с обещанием возвращения в завершающий день круиза.

ЛАЙФХАК. Обязательно заранее ознакомьте всех участников поездки со всеми ограничениями. Так будут готовы: морально — они, и физически — их чемоданы.

10. ВСЕМ ЗОЖ

Курение на борту лайнеров запрещено в каютах и в большинстве общественных помещений. Но на каждом лайнере есть специальные места для курения на открытых палубах. Алкогольные напитки, принесенные на борт судна, и вовсе безжалостно отбираются службой безопасности и возвращаются накануне окончания круиза. Лицам, не достигшим 21 года, употреблять алкоголь запрещено, это правило строго соблюдается всеми круизными компаниями.

ЛАЙФХАК. В каждой компании есть пакеты, предусматривающие обеспечение ваших клиентов бесперебойной поставкой алкогольных и других напитков. Но и здесь есть исключение: как правило, ни один all inclusive не гарантирует бесконтрольного употребления элитных напитков, в т. ч. игристых вин.

11. ДЕЛУ ВРЕМЯ

Позаботьтесь о том, чтобы на борту было все необходимое для проведения деловой программы. Заранее бронируйте достаточное число переговорных комнат, breakout-помещений  и залов для кейноутов. Поинтересуйтесь у службы поддержки наличием таймеров сессий, форматом презентационного оборудования и другими техтребованиями.

ЛАЙФХАК. Собираясь на корпоратив за рубеж, ознакомьте коллег с примерной программой мероприятия. Важно, чтобы все сотрудники при желании могли принять участие в каждом ее пункте, а такие досадные мелочи, как отсутствие кроссовок в багаже, не стали помехой запланированному квесту по эко-паркам Майорки.

12. NO PROSPERITY WITHOUT PUBLICITY

Любой ивент живет сильным PR и креативом. Сегодня площадка — полноправный инструмент по созданию «WOW-эффекта». Нелогично тратить гигантские бюджеты на мероприятия, которые видят несколько сотен или даже десятков человек.

ЛАЙФХАК. Если правильно спланировать мероприятие, его охват может быть сопоставим с рекламной кампанией. Но чтобы этого достичь, недостаточно просто сделать отчетное видео и выложить его в Facebook. Своей историей вы можете охватить гораздо более широкую аудиторию, если задействуете социальные сети, live-трансляции и качественный постпродакшен. Благодаря грамотной SMM-кампании событие получит вторую, долгую жизнь в онлайне.

БОНУС-ТРЕК

Не пытайтесь угодить всем участникам круизной поездки, доверяйте своему вкусу. Если вы выбрали круиз в качестве event-площадки, то у вас с ним, как минимум, все в порядке. Приятных путешествий!

Смотрите репортаж с инаугурации инновационного лайнера MSC Seaview по ссылке.

Партнерский материал

Подготовлено: Ирина Пустовит

Иллюстратор: Анатолий Пустовит