Плюсы и минусы онлайн-контроля за персоналом

Человек лучше всего следит за собой,

когда другие следят за ним тоже.

Д.С. Галифакс.

Тенденция онлайн-отчетности очевидна

Все переходят на онлайн-управление. Компании внедряют CRM-системы для оптимизации бизнес-процессов, увеличивая контроль персонала от времени на  перерывы до выставления KPI на определенные задачи и исполнения их в срок.

Данная тенденция не может обойти и такую область, как контроль полевого персонала: мерчандайзеров, супервайзеров, торговых представителей, промоутеров, где существенно необходим объективный инструмент управления.

С каждым днем все больше BTL-агентств (промо и мерчандайзинг) понимают, что онлайн-отчетность (приложения для мобильного персонала) необходима для контроля полевого персонала и, более того, является обязательным инструментом, так как для многих клиентов ведение такой отчетности  является конкурентным преимуществом и обязательным  условием работы с агентством.

Приложения для мобильного персонала позволяют проводить онлайн-контроль в режиме реального времени, ставить задачи и наблюдать за ходом работы дистанционно, а также оперативно получать статус старта проекта и собирать отчетность.

Кроме объективных плюсов, у таких сервисов есть ряд минусов, которые не позволяют в полной мере уйти от офлайн-контроля в полях:

1. Ротация персонала

В силу высокой текучки средний срок работы полевого персонала составляет около 4-6 месяцев, вследствие чего приходится постоянно проводить обучение новых сотрудников, что приводит к постоянным затратам агентства.

Освоение программ персоналом до уровня эффективной работы, как показывает опыт, занимает примерно один месяц, что существенно влияет на сроки оперативного старта проекта.

2. Не у всех есть смартфоны

Не всегда у персонала имеются собственные смартфоны, которые способны поддерживать данные приложения.

Отбор сотрудника по критерию наличия смартфона или же предоставление гаджета агентством – все эти решения также приводят к дополнительным расходам и рискам.

3. Искажения в отчетах

Некоторые приложения настроены на подгрузку данных без наличия интернета, что очень актуально для регионов, где наличие интернет-связи является актуальной проблемой. По факту отправка данных на сервер происходит только после появления интернет-связи, таким образом полевой сотрудник может обманывать систему и находить лазейки, что приводит к искажению данных.

4. Обновление ПО

Многие приложения имеют реальные проблемы с невозможностью оперативно подстраиваться под регулярные обновления ПО гаджета. Это приводит к системным сбоям работы приложения и, соответственно, неактуальным данным.

Выбор есть или нет?

Безусловно, агентство должно следовать тенденциям потребностей рынка, поэтому каждая компания ищет свои пути решения по онлайн-контролю: либо разрабатывает собственный софт, либо приобретает сторонний продукт.

Давайте рассмотрим математику и содержательные этапы каждого из этих вариантов.

1. «Сами с усами»

Создание своего приложения, безусловно, хороший вариант, так как система создается под внутренние требования агентства, и все менеджеры-пользователи участвуют в разработке данного продукта. Временные затраты на написание технического задания составляют минимум один месяц – отличный, к слову, тимбилдинг. К тому же, это помогает выявить и проанализировать возможные слабые места в текущих процессах работы.    

Следующим этапом является разработка самого приложения, что занимает примерно пять недель до выхода первой версии, которая, как правило, неизбежно потребует исправления багов и «недоделок». После еще трехнедельных тестирований и правок у агентства готово рабочее приложение с мелкими недочетами, но в нем уже можно работать.

Примерно через полгода или же после первого обновления операционной системы IOS или Android в приложении появляются новые баги, система начинает сбоить или перестает грузиться на мобильных устройствах. Как любой цифровой продукт, приложение требует постоянной технической поддержки, что влечет за собой дополнительные расходы.

Итак, в сухом остатке:

Длительность внедрения: 6 месяцев

Стоимость: от 1,3 млн руб. до 2,5 млн руб. (зависит от сложности технического задания и выбранного подрядчика), а также около 150 тыс. руб. – 200 тыс. руб. в месяц на поддержку.

2. «Не создаем велосипед»

Теперь давайте рассмотрим второй вариант – покупка готового продукта. С первого взгляда, этот вариант выглядит наиболее привлекательным: экономия времени на разработку, постоянная техническая поддержка. Средняя стоимость по рынку – около 600 руб. – 800 руб. в месяц за пользователя. Кажется, сумма является совершенно приемлемой, но что если вам необходимо контролировать 700 человек? В месяц выходит уже совершенно другая цена – от 420 тыс. руб.

К немалым цифрам добавляется неэластичность готового продукта под проект. Неоперативные доработки разработчиком и обкатка приложения делают процесс внедрения продукта более специфичным. Персонал, как правило, сопротивляется и стремится работать по-старому, а новые вводные данные усложняют процесс работы. Для преодоления инерции и повышения эффективности внедрения необходимо выделить специалиста на срок до двух месяцев, чтобы он занимался обучением персонала. В первом варианте мы обходим этот подводный камень, поскольку там программа создается для конечного пользователя и поставленных задач, а не адаптируется под конкретный проект.

Сегодня digital-рынок предлагает ограниченное количество приложений-конструкторов, которые агентства могут настроить под себя – усредненные механизмы, как правило, не отвечают задачам эффективного контроля.

Итак, покупка стороннего продукта:

Длительность внедрения: 2 месяца

Стоимость: 600 руб. – 800 руб. в месяц за пользователя. Экономически не выгоден при большом количестве персонала.

Подводя итог, агентствам с большим штатом полевого персонала выгоднее разрабатывать собственную систему онлайн-отчетности и осуществлять поддержку 24/7, нежели покупать готовый продукт. Агентства поменьше, вероятнее, сделают выбор в пользу другого решения.

Очевидно, что рынок нуждается в игроках, способных предложить оптимальные конструкторы онлайн-отчетности по приемлемым ценам. С точки зрения агентства это достаточно перспективная ниша для развития бизнеса и совершенствования готовых предложений на рынке.