Бог в деталях. Как провести идеальное онлайн-мероприятие

Организация мероприятий редко обходится без накладок. Иногда они невидимые, но они почти всегда есть. Онлайн-мероприятия — не исключение. Так как в ближайшее время большинство событий, которые мы будем посещать, пройдут дистанционно, самое время для организаторов повысить качество своих дистанционных проектов. О том, как избежать самых досадных «проколов» при проведении digital-ивентов, рассказывают AdIndex и Билайн.

Самые распространенные ошибки при организации онлайн-мероприятий и как их избежать

ТЕХНИЧЕСКИЕ

Недостаточная освещенность

Важно позаботиться о том, чтобы лица участников были хорошо освещены. Но только не контровым светом. Самая досадная и, к сожалению, распространенная ошибка — использовать в качестве фона окно. Свет должен освещать ваше лицо, а не затылок. 

Звуковые помехи

При разговоре крайне желательно применять гарнитуру. Если вы работаете на ноутбуке, можно ограничиться встроенными динамиками и микрофоном, но при этом может возникать эхо. Поэтому при общении без гарнитуры отключайте громкость своего лэптопа в то время, когда говорите сами, и включайте, когда говорит собеседник.

Низкое качество связи

Недостаточная пропускная способность интернет-каналов может вызвать перебои и «зависания». При недостаточном качестве сигнала стоит отключить видео. Звук будет слышен лучше, а в онлайн-интерфейсе останется изображение (об аватарке нужно позаботиться заранее), которое, хоть и не заменит видео, но обеспечит эффект присутствия.

Некачественная модерация

Ведение онлайн-мероприятия — задача нетривиальная. При задержках звука и невысоком качестве видеоизображения довольно трудно почувствовать, закончил ваш собеседник свою мысль или всего лишь сделал паузу. Поэтому в самом начале оговорите простое правило: закончив мысль, передайте слово. Можно завершать спич любым другим удобным образом, например, «У меня все» или «Спасибо». Главное, чтобы всем было понятно, что вы расстались с «микрофоном».

Открытый доступ к вебинарной комнате

При проведении мероприятий в Zoom не стоит выкладывать в общий доступ ссылки, идентификаторы и пароли. Этими данными могут воспользоваться злоумышленники, которые решат по каким-то соображениям сорвать рабочий процесс. Данные о входе в вебинарную комнату отправляйте только зарегистрировавшимся пользователям. 

Отсутствие технической поддержки

Если у модератора нет помощника, он будет вынужден решать возникающие проблемы — с вылетевшим спикером, битым видео, потерянными шрифтами, потоком вопросов из чата — сам, теряя нить обсуждения и драгоценное время. Обеспечьте себя помощниками, которые будут отслеживать вопросы аудитории и решать технические затруднения. 

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ

Недостаточная подготовка спикеров

Одна из главных иллюзий организаторов — рассчитывать на то, что спикеры все сделают сами, а вам останется только подключить их к конференции и насладиться процессом.

Советуем сразу отбросить эти вредные надежды и проработать все моменты выступлений: согласовать темы и тезисы, проконтролировать, чтобы в выступлениях было минимум рекламы и чтобы они укладывались в тайминг, добиться соответствия презентаций нужному формату и техтребованиям, согласовать followup (что и в каком виде можно использовать и распространять). Заранее нужно обговорить и правила участия в сессии вопросов и ответов, чтобы спикеры знали, к чему готовиться.

Неправильный фон

Странный или неуместный фон серьезно отвлекает зрителей и портит общее впечатление от мероприятия. Если вы используете площадку с возможностью загрузить цифровой бэк(например, Zoom), можно сделать баннер и попросить спикеров разместить его в качестве фона. 

Неподходящая обстановка

Холодильник с магнитиками покажется вам забавным недоразумением, когда в эфир неожиданно ворвутся чада или домочадцы. Помните о знаменитом театральном проклятии: как бы гениально актер не «умирал» на сцене, ничто не сравнится по интересу с открывающейся дверью или кошкой, проникшей в помещение. Так что предупредите спикеров о необходимости изолироваться на время эфира, в т. ч. от звуков жарящейся яичницы или включенного телевизора.

Перерыв в программе

Даже короткая пауза может стоить вам значительной части аудитории. Здесь вам не офлайн, когда от кофе никуда, кроме зала, не деться. Если без перерыва не обойтись, то придется повторить все те танцы с бубнами, которые привели аудиторию на трансляцию, оповестив о возобновлении эфира через соцсети и мессенджеры.

Длинные доклады

Для жанра онлайн-конференции выражение «краткость — сестра таланта» не фигура речи. Посмотрите на происходящее глазами пользователей, и вы поймете, что просидеть два часа в полной концентрации перед компьютером — занятие не для слабонервных. Ограничьте аппетиты спикеров пятнадцатью, максимум двадцатью минутами. Это оптимальное время для обеих сторон: спикеры за это время выдадут самое важное без лишнего самопиара, а слушатели не устанут и не переключатся.

Отсутствие режиссуры

Одна из главных трудностей в организации онлайн-мероприятия — поддержание интереса к нему на всей его продолжительности. Участники конференции обычно заранее изучают программу и подключаются только на определенных лекторов. Единственное, что может заставить зрителей послушать больше выступлений, — это равномерное распределение топовых экспертов. Для этого нужна грамотная режиссура и продуманность логики. Важна также интерактивность и динамичность, поэтому полезно будет включить в сценарий несколько голосований.

Ответы на вопросы во время выступлений

Когда спикер начинает читать вопросы из чата (как будто отказывая нам в этом умении) и начинает старательно отвечать на них, почти всегда возникает неодолимое желание проверить мессенджер или почту. Конечно, полностью игнорировать вопросы нельзя, ведь некоторые приходят к вам именно за «поговорить». Попросите вашего помощника собирать самые полезные вопросы из всех чатов (если их несколько) и пообещайте аудитории вернуться к ответам в свой срок. А если времени не останется, скажите, в каком варианте вы выполните свое обещание. И обязательно сделайте это.

Самопиар выступающих

На самопиаре мы уже пару раз здесь останавливались. Но остановимся еще раз, потому что это едва ли не самая большая проблема любого мероприятия. Уж сколько раз твердили миру, что коммерческие доклады убивают живую нить мероприятия, но для большинства организаторов этот метод монетизации остается якорным. Меж тем, если на офлайн-мероприятии во время рекламного доклада зрители могут отвлечься на кофе или телефон, то онлайн-конференцию они, скорее всего, просто покинут. Если без рекламы обойтись не получится, хотя бы попытайтесь настроить спикеров на нативность самопрезентации, на чередование рекламы с полезными контентом и на приоритетное применение высказываний формата «наш потребитель получил» вместо «мы получили».

Неинформативные презентации

Правила хорошей офлайн-презентации не работают в онлайн-формате. Вы можете сделать запредельно креативную версию с кучей анимации и драматургией, но в онлайне она не выстрелит. Как правило, после мероприятия материалы рассылаются по почте, и слайды, полные смешных картинок, мало кого обрадуют. Гораздо важнее сделать презентацию максимально информативной, чтобы слайды из нее стали топливом нового интереса к вашему выступлению.

Юридическая неграмотность

Если вы планируете добавить в свой ролик или прямую трансляцию музыку, видео, логотип или клип, защищенные авторским правом, обязательно проверьте, какие ограничения правообладатель установил на выбранный вами контент. В первую очередь это касается аудиозаписей, из-за которых трансляцию могут удалить прямо во время эфира.

МАРКЕТИНГОВЫЕ

Недостаточное анонсирование

В огромном потоке информации ваша аудитория может пропустить ваш пост. А алгоритмы соцсетей устроены так, что могут показать его уже после того, когда мероприятие состоялось, или не показать вовсе. Так что не полагайтесь на один анонс. Регулярно обновляйте расписание на сайте, проводите регулярные (в разумных пределах) email-рассылки, публикуйте посты с обновлениями программы в социальных сетях, закрепляйте их в верхнем поле группы, паблика или сторис в Инстаграме. 

Отсутствие ретаргетинга

Не успокаивайтесь на достижении желаемого количества регистраций. Практика показывает, что из двух зарегистрированных на онлайн-ивент «придет» в лучшем случае один, поэтому обязательно «дожимайте» аудиторию, не давайте ей забыть про вас. Рассказывайте о ходе подготовки к конференции, информируйте о появлении интересных спикеров, интригуйте новыми темами.

Игнорирование негатива

Аудитория имеет право на негатив. И тут возможны два сценария: сделать вид, что ничего не происходит, что будет свидетельством неумения держать удар, или отработать критику. Выбирая последний, более сложный вариант, вы дадите обратную связь не только конкретному человеку, но и всем остальным читателям, которые следят за намечающимся холиваром с попкорном в руках. Получив негативный комментарий, оцените его содержание. Если это конструктивная критика, постарайтесь отреагировать как можно оперативнее. Шаблон ответа в случае заслуженной критики: поблагодарите за интерес к мероприятию, объясните причины случившегося, сообщите, какие меры предпримете в следующий раз, чтобы избежать недочета. Если это троллинг, не отвечайте сгоряча, возьмите паузу. Когда эмоции схлынут, вернитесь с корректным и дружелюбным ответом. 

Отсутствие followup

Неправильно считать, что с окончанием мероприятия его жизнь заканчивается. Стоит помнить, что зрители и участники — лояльная аудитория, с которой необходимо оставаться на связи. И если вы благополучно избежали ошибок выше, постарайтесь не допустить и последнюю — не уходите «в закат». Сделайте итоговую рассылку, поблагодарите за участие и сообщите о предстоящих событиях. Полезно задать несколько простых вопросов по качеству контента и презентаций, уровню спикеров, пользе от услышанного и ожиданий от будущих мероприятий.

Если что-то пошло не так

Главное в любой стрессовой ситуации — не паниковать. В состоянии эмоционального возбуждения в мозге отключается способность действовать обдуманно. Постарайтесь успокоиться. В конце концов, все, что происходит, вряд ли тянет на конец света. Будьте открыты перед своими зрителями. Вы всегда получите поддержку, если будет искренни и самоироничны. Но не «закапывайте» себя, это будет воспринято как раскаяние в недостаточной подготовке. А вы подготовились хорошо, раз дочитали до этих строк.

Советы по организации онлайн пресс-конференций от Анны Айбашевой, руководителя департамента пресс-службы Билайн

«В период самоизоляции почти все мероприятия для СМИ перешли в формат онлайн пресс-конференций. В связи с этим календари у журналистов могут быть перегружены, поэтому приглашение желательно направить за 7-10 дней до мероприятия. И напомнить о нем накануне события. В зависимости от темы ивента стоит предусмотреть возможность задавать вопросы как в режиме чата, так голосом.

Формат видеоконференций предполагает особые требования к одежде спикеров. Стоит предупредить коллег, что для эфира лучше выбрать однотонную одежду – без мелких линий и клетки, которые могут рябить.

Организаторам желательно предусмотреть подключение спикерам с двух устройств на случай, если какое-то выйдет из строя или сядет батарейка.

Дополнительно можно порекомендовать продумать офлайн-доставку участникам пресс-конференции, если пресс-кит предполагает наличие не только информационных материалов».

Выводы

Многие организаторы рассматривают онлайн-ивенты как временную и вынужденную альтернативу традиционным офлайн-форматам, что, мягко говоря, недальновидно. У дистанционных мероприятий много преимуществ — например, с их помощью можно привлечь аудиторию из других регионов и этим значительно увеличить охват. Сейчас, когда все охотно посещают онлайн-события и прощают организаторам небольшие проколы, самое время отточить этот инструмент и вывести свою ивент-экспертизу на новый уровень.