Мой дом — мой офис: как руководить командой онлайн

С распространением коронавируса многие компании начали переводить своих сотрудников на удаленную работу. В то же время для некоторых брендов такой подход не нов — к примеру, в Билайн более 6 тыс. человек уже несколько лет работают из дома в рамках проекта BeeFREE. Исполнительный вице-президент Билайн по управлению персоналом, организационному развитию и поддержке Ольга Филатова и менеджер по организационному развитию Билайн и куратор проекта BeeFREE Алина Драгун рассказали, как перевести коллектив на удаленную работу, не влияя на повседневные бизнес-процессы компании, и что делать руководителю, который не может пригласить команду в свой кабинет.

Главное не место, а нацеленность на результат. Для офисного коллектива переход на частичную или полную удаленку может стать непростым испытанием. Это вызов как для работников, так и для руководителей. Первым предстоит решать рабочие задачи отдельно от коллег, вторым — впервые управлять удаленными командами. Но это не повод для паники. Успехи сотрудников в первую очередь определяет рабочий настрой и нацеленность на результат, а не место работы.

Готовимся заранее к переходу на удаленную работу, если это возможно. В идеале весь процесс можно разделить на два этапа — подготовительный и основной. Во время подготовки важно понять, как и на каких условиях будет работать коллектив. Необходимо проанализировать обязанности и функционал сотрудников и решить, кто спокойно может работать из дома, а кому не стоит отлучаться из офиса.

Для плавного и безболезненного перехода к удаленной работе, по мнению Билайн, важно соблюдать три ключевых условия: 

• ·   Создание удобной IT-инфраструктуры. Хорошая инфраструктура — главное условие успешной работы из дома. Необходимо обеспечить всех сотрудников доступом в корпоративную сеть, наладить качественную аудио и видеосвязь для переговоров и планерок, настроить совместную работу с документами и выбрать инструменты для контроля за результатами. 
• ·   Изменение корпоративной философии и выстраивание внутренних коммуникаций. Внедрение новой внутренней философии обычно происходит на двух полюсах — среди руководителей и сотрудников. И они могут быть совсем не рады грядущим новшествам. Именно поэтому важно учитывать психологический аспект и морально готовить персонал к предстоящим изменениям. Здесь как никогда нужен грамотный внутренний пиар — обсуждения, стратегические сессии и учебные семинары. Дальше можно смело вводить новые методы коммуникации, вносить изменения в HR процессы и обновлять внутренние документы.
• ·   Редизайн офисного пространства. На работе даже стены должны помогать достигать нужных целей. Перевод сотрудников на удаленку – веский повод, чтобы переформатировать офисное пространство. Оно должно соответствовать изменившемуся стилю работы и обновленной внутренней культуре, если ваши сотрудники все же иногда будут появляться в офисе. 

О чем нужно помнить руководителю

При переходе на удаленную работу руководителям приходится столкнуться с множеством проблем. Непросто организовать работу, когда все сотрудники находятся в разных местах, и разобраться с новшествами во внутренней коммуникации. Вот несколько советов, которые помогут наладить работу команды в непривычных условиях.

1. Нельзя пускать процесс на самотек. Работа из дома требует большей осознанности от руководителя, чем в офисе. Людей придется сильнее вовлекать и чаще контролировать. От сотрудников удаленная работа требует собранности, потому что дома сложнее концентрироваться и не отвлекаться. Именно поэтому руководителю нужно много работать с осознанностью сотрудников на удаленке. 

2. Увеличьте количество планерок и онлайн-встреч. Так вы убьете сразу двух зайцев. Во-первых, сможете лучше контролировать работу коллектива и поможете ему сфокусироваться на важных задачах. Во-вторых, не допустите отчуждения, которое случается в командах, где сотрудники редко видятся. Сейчас людям как никогда важно чувствовать себя едиными и занятыми общим делом. На время карантина личные встречи можно перенести в сеть. Благо существует много мессенджеров и программ наподобие Skype, Zoom и Google Meet. Они помогут поддержать связи внутри вашей команды.

А вот еще пять удобных приложений для работы из дома, которые рекомендует Билайн:

• Trello — программа на основе карточной системы и проектных досок, чтобы управлять проектами разных масштабов. 
• Dropbox — облачный сервис, идеально подходит для обмена файлами большого размера. 
• Evernote — отличная имитация виртуального офиса, простая и удобная. 
• Hackpad — еще один популярный сервис для совместной работы с документами. 
• Draft — качественное приложение, в котором можно создавать и редактировать документы вместе с другими людьми. 

3. Не бойтесь потерять контроль над коллективом. Только то, что ваши подчиненные больше не сидят в офисе с девяти до шести, не значит, что они перестали выполнять свою работу. Ничто не помешает вам наблюдать за их результатами. Существует множество доступных инструментов, чтобы комфортно организовать рабочий процесс на удаленке. К примеру, в Билайн активно применяется система ToDo-list. Каждый сотрудник имеет собственную страницу с планом на день или больший срок. В нем отмечаются задачи, которые нужно выполнить, и степень их готовности. Руководители имеют доступ к планам своих подчиненных. Они могут вносить в них коррективы, менять дедлайны и временные рамки, а также отслеживать прогресс.

4. Откажитесь от микроменеджмента. Не пытайтесь посекундно контролировать ваших сотрудников и тем более отслеживать, сколько времени они проводят за монитором. Для хорошего результата важна личная мотивация, и ее не достичь тотальным контролем. Куда продуктивней будет дать работникам больше ответственности. Позвольте им самостоятельно составлять свои графики работы. Попробуйте чаще давать первое слово сотрудникам. Поддерживайте креативность и инициативу — в конце концов, вы всегда сможете внести собственные изменения и в список задач, и в сроки выполнения. 

Советы от Билайн для тех, кто работает из дома:

1. Организуйте рабочее место. Посиделки на диване — приятная штука, но будем честны с собой: едва ли они настроят на продуктивный лад. Грамотное рабочее пространство поможет сконцентрироваться на важных задачах и не отвлекаться на мелочи. Вам понадобятся чистый стол, удобный стул и хорошее освещение. 

2. Подберите рабочий саундтрек. Ни для кого не секрет, что правильный музыкальный фон повышает эффективность работы. Подборка любимых композиций зарядит энергией и не даст заскучать во время рутинных заданий. Билайн советует обратить внимание на такие музыкальные платформы, как YouTube, Noisli, Brain.fm и Ambient-mixer. А если уж хочется чего-то совсем необычного — добро пожаловать на Listen To The Clouds. Здесь можно послушать магический микс из эмбиента и реальных переговоров авиадиспетчеров.

3. Используйте инструменты для повышения эффективности. Приложение TrackingTime проследит, как вы проводите время за компьютером и на что отвлекаетесь. Notational Velocity соберет наконец все ваши записи, документы и заметки в одном месте. FocusBooster — программа для тайм-менеджмента по системе Pomodoro, поможет максимально концентрироваться на рабочем процессе и выделять время для отдыха. Сервис F.LUX позаботится о вашем зрении и отрегулирует яркость и температуру экрана в зависимости от времени суток.