Как стать крутым модератором конференций — советы экспертов

Быть модератором на конференции – задача не из легких. Удачно выстроенная дискуссия – это всегда искусство, ведущий которой проявляет себя тонким стратегом, просчитывающим все на несколько ходов вперед. AdIndex и «Билайн» вместе с экспертами составили специальный гид по модерированию, который поможет обойти все подводные камни этого нелегкого дела и унести с собой полезный опыт и яркие впечатления.

Что делать, если вы перешли на другую сторону баррикад и оказались тем самым человеком, который модерирует секцию и определяет ход беседы со спикерами?  Советы бывают разные, поэтому мы узнали мнение тех, кто не раз побывал в этой роли. О том, как провести успешную дискуссию, расскажут Chief Innovation Product Officer GroupM Лада Кудрова, директор по маркетинговым технологиям OMD OM Group Сергей Ефимов, а также сооснователь «Спасибо, очень интересно» и экс-директор по развитию медиапродуктов в компании «ВКонтакте» Арсений Ашомко.

Сергей Ефимов, директор по маркетинговым технологиям OMD OM Group

«Мне кажется, чтобы быть хорошим модератором, нужно хорошо понимать и представлять себе суть процесса «модерации». Модерировать поведение людей на сцене — значит управлять дискуссией, а не просто задавать вопросы. Это значит понимать, а в идеале — представлять себе, что каждый из участников скажет, и задавать такие вопросы, которые сделают дискуссию интересной для людей, сидящих в зале, ведь в конечном итоге все это для них, а не для вас и других выступающих. Кстати, именно поэтому лучшие, на мой взгляд, модераторы дискуссий — это журналисты. Они «не в теме», но всегда заранее готовятся по вопросу, который им предстоит модерировать».

Домашнее задание

Предварительная подготовка — краеугольный камень успешного модерирования любой дискуссии. Вам предстоит погрузиться в процесс организации секции и внимательно изучить все составляющие его части — от подбора спикеров и тем вступлений до таймлайна и количества кликеров. Это непростое, но увлекательное дело, и браться за него нужно заранее. Месяц станет идеальным сроком, чтобы насладиться процессом и  пройти все этапы подготовки без лишних нервов.

Сергей Ефимов, директор по маркетинговым технологиям OMD OM Group

«Готовьтесь заранее. Нет ничего более непрофессионального, чем неподготовленный модератор. Узнайте тему и гостей, поговорите с ними, спросите, что бы каждый из них хотел донести до зрителя/слушателя, и составьте из этих тем сценарий, чтобы панель не превратилась в броуновское движение смыслов по сознанию посетителя».

1. Изучаем тему дискуссии. Две главные ошибки, которые можно допустить при подготовке, — это решить, что вы и так достаточно знакомы с темой дискуссии и не нуждаетесь в дополнительных знаниях, либо, наоборот, начать копать слишком глубоко и пытаться освоить узкоспециальные проблемы. В первом случае повышается риск пропустить несколько важных вопросов, во втором — быстро перегореть, попытавшись охватить необъятное. Для уверенного управления беседой вовсе не требуется владеть материалом на уровне спикеров — достаточно хорошо знать основные аспекты и быть в курсе последних трендов, чтобы умело уводить обсуждение от избитых вопросов к интересным и актуальным темам.

Лада Кудрова, Chief Innovation Product Officer GroupM

«Все начинается с качественного контакта с организаторами. Как правило именно они формулируют тему дискуссии и важно понять, что именно они в нее вкладывают и как она вписывается в общий контекст мероприятия. Это понимание очень поможет в предварительных разговорах со спикерами, которые могут и не вполне представлять, зачем их пригласили. Далее стоит кратко обсудить тему с каждым из выступающих и понять их уникальный угол зрения, определить основной посыл для аудитории».

2. Знакомимся с участниками. Важная часть подготовки к конференции — знакомство со спикерами. Отведите для этого этапа не менее двух недель — вам нужно будет успеть познакомиться со всеми участниками дискуссии, изучить их профессиональную биографию, а также прочитать тексты выступлений. Составьте для каждого участника досье, а также выучите их имена, должности и компании, которые они представляют. Полезно заранее связаться со спикерами и обсудить вопросы, связанные с их докладами и презентациями. Хорошим вариантом станет создание группового чата, в котором будет удобно общаться, делиться важной информацией, а также распространять программу и вопросы.

Лада Кудрова, Chief Innovation Product Officer GroupM

«Ключ к успешной модерации — подготовка. Очень важно заранее познакомиться с участниками панельной дискуссии. В идеале — лично или по телефону, но можно и по переписке. Главное, что необходимо выяснить, это сферы интересов выступающего, чем он известен, что его волнует, ну и, конечно же, о чем именно собирается говорить. Даже если выступление как таковое не планируется, это позволит правильно вовлечь спикера в дискуссию и задать релевантные вопросы, на которые можно получить по-настоящему интересные ответы».

3. Готовим вопросы. Вопросы, которые вы зададите спикерам, важны не меньше, чем сами доклады, — именно они задают общий тон секции, направляют дискуссию и помогают участникам делиться своим опытом и знаниями. Готовим вопросы двух видов — общие, чтобы запустить обсуждение, и узконаправленные, чтобы поговорить о важных подробностях (здесь можно привлечь помощь самих спикеров). Также подумайте над вопросами, которые можно задать зрителям, — это поможет их расшевелить и включить в активное обсуждение.

Лада Кудрова, Chief Innovation Product Officer GroupM

«Хотя бы один вопрос к каждому спикеру стоит продумать заранее. И лучший способ — взглянуть с точки зрения аудитории. Что бы они спросили. Вопрос должен быть достаточно провокационным, связанным с темой, но обязательно (!) в уважительной манере. Эти подготовленные вопросы вас спасут, если вдруг дискуссия пойдет тяжело и спикеры будут медленно раскрываться. Ну, а если на сцене сложится живая и легкая атмосфера, которая во многом зависит и от вас, то остальные вопросы возникнут сами собой».

4. Составляем план. Теперь, когда вы познакомились с участниками и их докладами, пришло время составить программу заседания. В нее стоит включить порядок выступлений и временные рамки. Определитесь, будете ли вы устраивать сессию «вопрос-ответ» для аудитории во время конференции или предложите ей пообщаться со спикерами во время перерыва. Отдельно пропишите личный план ведения дискуссии — речь, с которой вы откроете заседание, как представите каждого спикера, а также какими выводами завершите дискуссию — и выучите все наизусть.

Арсений Ашомко, Co-founder «Спасибо, очень интересно»

«Когда спикеры слышат про панельную дискуссию, то обычно они расслабляются и не готовят никаких материалов, презентаций. Это плохо, потому что полтора часа интересного диалога — редкость. Лучше, когда есть затравка. Сделайте свою презентацию, несколько слайдов вводной части, которые обозначат тему и (обязательно!) проблему, которую тут же станет интересно обсуждать людям с вами на сцене».

Важные мелочи:

• - присылайте вопросы спикерам хотя бы за две недели, чтобы им хватило времени на подготовку;
• - посмотрите видеозаписи панельных дискуссий со схожей тематикой — это поможет понять, как все должно выглядеть; 
• - убедитесь, что все участники успели познакомиться и пообщаться между собой;
• - не стоит собираться до конференции и устраивать «генеральный прогон» — естественность и спонтанность только помогут беседе сохранять интригу и зацепить слушателей. 

На финишной прямой

И вот настал долгожданный день конференции. Вы провели все необходимые приготовления — изучили доклады и темы, познакомились со спикерами, подготовили план и разослали участникам всю необходимую информацию. До начала вашей секции остался всего один час. Пришло время собраться и внимательно проверить, все ли готово:

• - все спикеры на месте, они изучили регламент и успели познакомиться между собой;
• - необходимая техника — проектор, кликер, микрофоны — хорошо работает, и докладчики знают, как с ней обращаться;
• - все презентации находятся на нужном носителе, открываются и не вступают в противоречия с операционной системой;
• - вы обсудили с участниками сигналы к завершению выступления, и докладчики знают, что их прервут, если они нарушат допустимые временные рамки;
• - персонал с табличками «5 мин» и «1 мин до конца» готов действовать;
• - вы проверили ударения в фамилиях и именах спикеров и можете их правильно объявить;
• - ваш модераторский план у вас с собой — он распечатан со всеми вопросами и деталями.

В разгар секции:

1. Не бойтесь импровизировать. Следуйте составленной схеме выступления, но не пугайтесь, если дискуссия повернет в неожиданное русло. Позвольте беседе естественно развиваться, и вы увидите, сколько интересных и неожиданных тем она может преподнести.

Лада Кудрова, Chief Innovation Product Officer GroupM

«Индивидуальное мастерство модератора проявляется в том, каким образом он выстраивает дискуссию и из разрозненных высказываний складывает понятную и целостную картину. Ее можно и нужно продумать заранее, например, в каком порядке должны выступать спикеры, логические связи между их точками зрения; но нужно быть готовым, что в ходе живой дискуссии могут возникнуть новые интересные мысли, которые важно подхватить и развить. Так что подготовка подготовкой, но хорошо бы оставаться достаточно гибким и быть способным реагировать в реальном времени».

2. Держите аудиторию в тонусе. Общайтесь с вашими зрителями — узнавайте, чем они занимаются, почему выбрали вашу секцию, предложите задать вопросы спикерам.

Сергей Ефимов, директор по маркетинговым технологиям OMD OM Group

«Очень мало людей в зале в состоянии на слух следить за мыслями 5–8 человек в течение 40–60 минут. Для некоторых это физиологически невозможно — люди начинают засыпать, даже если у вас на сцене звезды и идет яркая полемика мнений. Чтобы разбавить такие диалоги, делайте интерактивы с залом, задавайте вопросы, заставляйте поднимать руки, топать ногами, шутите — делайте все, чтобы раз в 5–10 минут давать людям “подышать” и собраться с мыслями. Подумайте, как дополнить обычную дискуссию каким-то визуальным рядом: слайды, видео, фото – все подойдет. Можно периодически просить всех проголосовать или посмотреть на какие-то данные».

3. Не давайте спикерам заскучать. Вовлекайте в беседу всех участников секции, переключайтесь от активных участников обсуждения к тем, кто долго отмалчивается, и чередуйте свои вопросы докладчикам с вопросами из зала. Если позволяет таймлайн, организуете сессию «вопрос-ответ» для зрителей.

Арсений Ашомко, Co-founder «Спасибо, очень интересно»

«Заранее прикиньте не только вопросы, но и потенциальные роли спикеров секции. У каждого есть свои сильные стороны и компетенции — дайте им их проявить. Задавайте правильные вопросы правильным людям, а если вам комфортно — заставьте их спорить друг с другом. Скучные да-да-да-панели никого не трогают».

4. Помните про хорошие манеры. Будьте корректны и вежливы с собеседниками.

Сергей Ефимов, директор по маркетинговым технологиям OMD OM Group

«Этикет на сцене — превыше всего. Вы с участником дискуссии друзья детства? На сцене с ним — всегда на «вы». Говорите четко, следите за чистотой своей речи: участники могут говорить безграмотно — модератор никогда. Уделяйте участникам одинаковое внимание, одинаковое уважение, будьте толерантны к мнениям — вы модератор, а не участник, поэтому вы должны показывать всем пример».

5. Не перетягивайте одеяло на себя. Не отвечайте на вопросы вместо спикеров: главная задача модератора — позволить всем участникам дискуссии максимально раскрыться и поделиться своим опытом и профессиональными знаниями.

Арсений Ашомко, Co-founder «Спасибо, очень интересно»

«Не забывайте, что ваше мнение ценно... но вы лишь модератор. Бейте себя по лицу, когда увлечетесь самолюбованием. Ваша задача — подвести зрителей от одного эксперта к другому (или — столкнуть их идеи лбами, но даже тогда вы должны быть в стороне, а не в центре внимания)».

6. Умейте нейтрализовать тролля. Не стесняйтесь направлять беседу в нужное русло и прервать спикеров, если их речь принимает откровенно рекламный посыл или вносит неразбериху в беседу.

Сергей Ефимов, директор по маркетинговым технологиям OMD OM Group

«Берегитесь троллей! Самое опасное, что может ждать на сцене модератора, — неадекватный участник дискуссии. Он в каждой бочке затычка, он все время выхватывает микрофон, он продает себя или свои услуги, он говорит много и быстро и, как правило, полную ерунду. Не стесняйтесь прерывать и останавливать таких участников, иногда полезно даже подшутить над таким троллем. Ваше чувство неловкости — ничто в сравнении с благодарными зрителями, которых вы спасете от этого “фонтана сознания”, и другими участниками дискуссии, которые смогут сказать много интересного, когда вы угомоните баламута».

7. Следите за временем сессии. Таймлайн — наше все, поэтому держите руку на пульсе. Прерывайте выступления, которые вышли за рамки регламента, и следите, чтобы обсуждение одного вопроса не затягивалось. 

8. Плавно подходите к завершению. Окончание дискуссии должно плавно вытекать из всего обсуждения. Подготовьте один-два вопроса, которые будут логично предшествовать выводам и переходите к заключительной речи.

Лада Кудрова, Chief Innovation Product Officer GroupM

«Важно правильно подвести итог всей дискуссии, еще раз сфокусироваться на главном. — Иногда для этого достаточно пригласить правильного участника для последнего выступления, иногда задать правильный короткий вопрос всем, а иногда основной вывод придется формулировать самому модератору. Главное, чтобы каждому в аудитории было ясно, для чего собрались уважаемые спикеры и что именно они хотели мне сказать».

Когда все закончилось:

Секция подошла к долгожданному концу, и пришло время расслабиться и спокойно выдохнуть. Но не торопитесь уходить со сцены — у модератора осталось еще несколько важных и интересных обязанностей.

1. Пообщайтесь со спикерами. Окончание секции — лучшее время, чтобы поблагодарить всех участников дискуссии, а также получить фидбэк, пока советы, предложения и критика, которые родились в момент обсуждения, еще не успели позабыться.

2. Поговорите с организаторами. Вам тоже есть что рассказать — о ваших впечатлениях от организации, темы и состава спикеров. Наверняка в процессе подготовки и проведения секции у вас возникло множество идей, которые будут полезны на будущих ивентах и помогут сделать их еще лучше.