Пять правил удачного корпоратива от Euro RSCG 4D

Правило №1. Определить четкие задачи мероприятия и бюджет

Любое корпоративное мероприятие проводится с определенной целью. Зачастую Клиент очень размыто ставит задание, и задача организатора докопаться до сути, т.к. от этого зависит успех корпоратива. Даже если это банальное празднование Нового года с традиционным банкетом и танцующими Снегурочками, оно преследует некую корпоративную цель. Например, подвести итоги года и наградить лучших, отметить вклад каждого сотрудника в общий результат, сплотить коллектив для грядущих амбициозных целей в будущем году и т.д. Компания выделяет и тратит определенный бюджет на корпоративные мероприятия, и это также инвестиция в развитие, поэтому она должна быть оправдана. Организатор должен очень четко понимать задачи и рамки бюджета на первом этапе планирования, тогда Клиент получит адекватное предложения под свои потребности.

Пример из практики: на этапе брифинга Клиент поставил задачу, что это должна быть премиумная вечеринка для сотрудников с обширной развлекательной программой. Агентство подготовило соответствующее предложение, но на презентации выяснилось, что  на самом деле бюджет очень ограничен и развлекательная программа должна быть реализована силами сотрудников по примеру «капустника». Это вполне решаемая задача, но агентство на первом этапе сработало вхолостую и пришлось начинать все сначала.

Поэтому первое правило – заказчик и организатор должны прояснить истинные цели  корпоратива и бюджет, а затем уже приступать к детальной  разработке.

Правило №2. Выбрать удачный формат и время проведения

«Готовь сани летом» – это можно сказать и о подготовке корпоративного праздника. У вас должно быть достаточно времени для подготовки мероприятия. В этом случае можно проработать все детали, забронировать наиболее подходящие локации и артистов, изготовить нужные декорации и костюмы. Особенно, если это праздник, который  отмечают большинство компаний в один период времени, например, Новый год.  Начав подготовку в декабре, вы вряд ли найдете хороший ресторан, многие артисты могут быть заняты и т.д. Количество времени на подготовку зависит от многих факторов – масштаба и уровня мероприятия, сложности программы и декораций, сложности согласования проекта внутри компании и т.д. Поэтому, зная все эти факторы, начинайте инициацию проекта как можно раньше и обязательно оставляйте запас по времени на непредвиденные сложности.

Очень важен также правильно подобранный формат мероприятия. Здесь вы должны хорошо изучить предпочтения сотрудников и опыт прошлых мероприятий. Если коллектив в большинстве своем состоит из сотрудников среднего и старшего возраста, не стоит им предлагать прыжки в мешках и бег наперегонки. Но если в коллективе приветствуется инициативность и сотрудники достаточно активны, то можно интегрировать в программу их собственные номера. Людям всегда интересно посмотреть на своих коллег в новом качестве, да и для сотрудника это хороший способ проявить себя. Также нужно учитывать время года, погодные условия и возможности локации при планировании формата проведения вечеринки. Например, если это вечеринка на природе, то у вас всегда должен быть запасной вариант на случай дождя (палатки, накрытие, дополнительный зал и т.д.), а если вы приглашаете ВИП-гостей, то должны предусмотреть парковку, комфортное размещение за столами, соответствующие уровню  блюда и напитки, а также формат их подачи.

Также подумайте над оптимальным временем проведения. Если вы планируете праздник на выходные, то нужно убедиться, что для всех это удобно, и оповестить всех заранее. Учитывайте загрузку сотрудников, чтобы они имели возможность присутствовать на корпоративе.

Правило №3. Подготовительная работа

После определения целей и формата  следует этап непосредственной подготовки, и здесь важно проработать все детали и не упустить ничего важного. Нужно выехать не один раз на локацию, промоделировать все возможные ситуации – как гости заходят, как размещаются, не будет ли толкотни при входе, как ходят официанты, будет ли всем видно и слышно,  что происходит на сцене, откуда выходят  артисты  и еще множество мелочей, которые известны профессионалам. Также от Клиента нужно узнать все тонкости корпоративной культуры – как лучше посадить гостей, нужен ли отдельный стол для руководства или же они предпочитают быть вместе со всеми и т.д.

Проверенные подрядчики и качественная  аппаратура. Дорого – не всегда означает качественно. Контакты проверенных подрядчиков нарабатываются годами, но если приложить немного усилий и провести заблаговременно тендер среди представителей тех или иных услуг, можно  выбрать достойные компании с приемлемой ценовой политикой и адекватным менеджментом. Очень важно протестировать все приборы до начала мероприятия,  проверить наличие всего персонала (официанты, хостесс, технические специалисты). Вы должны быть полностью уверены во всех составляющих мероприятия и иметь резервы в случае какого-либо сбоя.

Правило №4. Профессиональная реализация и четкое реагирование на текущую ситуацию

Самая ответственная часть  корпоратива – это сам корпоратив! Поэтому от вашего профессионализма на площадке будет зависеть успех мероприятия, и все самые качественные подготовительные работы могут быть нивелированы непрофессиональным поведением во время события. 

Важно смотреть на ивент «глазами Клиента». Все просто – представить себя на месте Клиента и делать мероприятие «для себя». Под таким углом можно увидеть те вещи, о которых Клиент еще только успел подумать, а вы уже делаете. Для этого нужна профессиональная ивент-команда, состав которой – руководитель проекта отвечает за весь процесс подготовки и реализации проекта  -  работает на 360 градусов, в его поле зрения находятся все, что происходит на площадке. Менеджеры проекта – каждый не просто выполняет поставленную задачу, а четко понимает свою зону ответственности.

Также нужно всегда помнить об обязательных правилах любого мероприятия – правила безопасности и оперативное реагирование в случае непредвиденных осложнений (травмы, плохое самочувствие, неадекватное поведение кого-то из гостей и т.д.).

Правило №5. Получить обратную связь и провести работу над ошибками

Закончен бал и стихли звуки…

После выноса торта и праздничного фейерверка корпоратив закончился для гостей, но не для организатора. Вы должны наладить обратную связь с сотрудниками и выяснить, понравился ли праздник, что именно понравилось, а что было бы лучше изменить. Такая информация позволит вам учесть все ошибки и недоработки и сделать следующее мероприятие намного лучше.

А также стоит пролонгировать эффект от ивента – разослать фотографии, сделать стенд с лучшими и повесить его в офисе, смонтировать корпоративный фильм и собрать всех на презентацию, разослать по корпоративной почте отчет с лучшими моментами праздника, разослать анкету с вопросами  и многое другое.

Корпоратив – это не просто развлекательное мероприятие, это часть мотивационной программы, поэтому важно понять, какого эффекта вы достигли, и измерить уровень удовлетворенности сотрудников. Иногда встречаются случаи, когда компания провела корпоратив, потратила деньги, все было сделано качественно и профессионально, а потом оказалось, что основная часть сотрудников не довольна, т.к. они хотели шашлыки на природе, а не бал-маскарад, или предпочли бы иметь возможность общаться, а им пришлось весь вечер сидеть за отдельными столами и смотреть на сцену.

Учтите эти несколько простых правил – и ваш праздник всегда будет незабываемым, а компания получит лояльных и довольных сотрудников!!!

Успехов!