10 советов по тайм-менеджменту для сотрудников агентства

Задачи

1. Используйте ежедневник

Проблема:

В большом потоке задач есть риск забыть что-то важное и поссориться с клиентом.

Решение:

Сразу записывайте все дела, как только они появились. Мой ежедневник с «почерком врача», кажется, уже стал легендой. Я визуал-кинестетик и уже давно фиксирую задачи именно таким образом.

Ведение ежедневника позволяет сразу увидеть и систематизировать все запланированные задачи. Кроме того, когда пишешь от руки, подключаются несколько органов чувств — так проще запомнить информацию.

2. Расставляйте приоритеты

Проблема:

Часто срочные задачи поступают одновременно. В таких случаях можно перегореть или запутаться.

Решение:

Выстраивайте задачи по приоритетам и срочности.

Если вы руководитель, то постарайтесь распределить их между исполнителями, развести во времени — например, договориться о более свободных дедлайнах. Когда один и тот же клиент ставит несколько задач одновременно, вы можете вместе определить порядок их выполнения. Если же клиенты разные, то остается только подключать разных исполнителей — каждый клиент считает себя (и должен быть) единственным и неповторимым, и он не будет ждать в очереди.

При необходимости включайтесь в работу сами. Иногда быстрее выполнить короткую задачу самостоятельно, чем делегировать ее кому-то еще.

Встречи

3. Напоминайте себе о предстоящих встречах

Проблема:

Бывает так, что высокая нагрузка делает нас рассеянными. Пару раз со мной случались нелепые ситуации: я готовилась к встрече, сама напоминала о ней всем участникам, но в назначенное время из-за текущих дел элементарно забывала вызвать себе такси.

Решение:

Используйте календарь Outlook (или другой), чтобы фиксировать личные встречи. Ставьте напоминание о событиях за час до того, как они произошли. Так у вас будет время доехать до места.

Сейчас у меня от 10 встреч в неделю, нет никакой возможности запомнить их все. Я оставила в ежедневнике только задачи, которые не связаны с обсуждением в офлайне. Встречи вношу в календарь, причем обязательно с указанием места. Просматривайте календарь один раз в неделю, и точно ничего не забудете.

Помимо календаря, я также начала использовать будильник на телефоне, который звонит за час до встречи. В названии будильника всегда указываю адрес.

4. Подводите итоги встреч

Проблема:

Если встреча прошла, но никто не зафиксировал договоренности, то в следующий раз придется потратить время на то, чтобы вспомнить результаты прошлого обсуждения.

Решение:

Обязательно подводите итоги встречи в тот же день, когда она состоялась. В крайнем случае — утром следующего дня. У меня не всегда получается написать резюме встречи сразу, но гораздо эффективнее делать это «по свежим следам», чтобы ничего не забыть.

Пропишите задачи со сроками выполнения и ответственными, в том числе и те, за которые отвечаете вы. Подобное подведение итогов помогает контролировать большие проекты и ничего не забывать.

Рабочий день

5. Определяйте первое дело

Проблема:

С чего начать рабочий день? С того, что важнее всего.

Решение:

В начале дня просматривайте план задач в ежедневнике, проверяйте электронную почту и дополнения/корректировки списка дел. Это позволит точно знать, что все важное и срочное укладывается по времени.

Для начала дня это отличная привычка, позволяющая настроиться на рабочий лад. Но вот вечером о планах на завтра лучше не думать — мысли о задачах мешают полноценному отдыху.

6. Делайте перерывы в работе

Проблема:

Вы можете переутомиться, когда выполняете длительную задачу. Когда глаз замылен, вы рискуете допустить досадную ошибку.

Решение:

Во время длительной или однообразной работы полезно совершать перерывы на две-три минуты. Постарайтесь делать так каждые полчаса-час. В это время можно проверить личные сообщения или посмотреть на полученную по мессенджеру смешную картинку. Кратковременное переключение внимания позволяет сделать дальнейшую работу более продуктивной.

Но есть разница между перерывами и прокрастинацией. Одно не должно перетекать в другое. Важно выполнять задачи в срок, а не откладывать решение на неопределенное время.

Форс-мажоры

7. Сообщайте о срыве дедлайнов

Проблема:

Если вы часто срываете сроки работы и не предупреждаете клиента, то может зайти речь о смене подрядчика.

Решение:

Лучше никогда не допускать срывов сроков — клиенты тяжело переживают и помнят каждый подобный случай.

Если же такое произошло, то объяснитесь с клиентом и принесите извинения. Необходимо назвать новые сроки и рассказать, что вы собираетесь предпринять, чтобы ситуация не повторилась. Помните, что писать письма или звонить заказчику нужно строго до наступления дедлайна.

Чаще всего в рекламных агентствах подобные ситуации случаются тогда, когда один менеджер ведет несколько клиентов одновременно. Старайтесь систематизировать свою работу и максимально автоматизировать все рутинные процессы. Для этого на рынке существует множество сервисов.

8. Старайтесь закладывать время на непредвиденные обстоятельства

Проблема:

Часто несогласованные изменения и недоработки коллектива могут вызвать негатив со стороны клиента. Исправление возникших ситуаций могут внести сбой в вашем расписании, поэтому ниже я приведу готовый план для решения конфликтных ситуаций.

Решение:

Взять небольшой (максимум 30 минут) тайм-аут, чтобы выяснить подробности той или иной ситуации. Объяснить все клиенту и назвать сроки исправления (желательно максимально сжатые).

Если негатив сохраняется после исправления ситуации, предложить заказчику компенсацию. Например, это может быть бесплатный аудит, отчет или подобная услуга, которую агентство обычно оказывает за дополнительную плату.

Но лучше не попадать в подобные ситуации и заранее заложить в сроки время на исправление любых ЧП.

9. Автоматизируйте рутину

Проблема:

Постоянное выполнение рутинных операций, будь то сведение данных из разных систем, проверка показателей или ручное управление рекламными кампаниями, приводит к большим потерям времени.

Решение:

Многие процессы можно автоматизировать и сэкономить кучу времени и внутренних ресурсов. Например, если говорить об управлении рекламными кампаниями в «Яндекс.Директе» и Google Ads, то для увеличения количества любых типов лидов или для снижения их стоимости можно почти не прилагать усилий, ведь есть сервисы, которые позволяют управлять рекламными размещениями по сделанным однократно настройкам.

В то время, когда я работала в агентстве, подобных инструментов не было, и очень жаль, потому что это сильно облегчило бы выполнение показателей KPI в каждом месяце, а также сократило количество ежедневных и еженедельных рутинных операций до минимума.

Если бы сейчас я занималась ведением рекламных кампаний, попробовала бы такой инструмент автоматизации как минимум на части аккаунта (к слову, обычно так и делают).

10. Стройте красивые отчеты автоматически

Проблема:

Мало получить классный результат при ведении рекламных кампаний — этот результат нужно еще и достойно презентовать клиенту в красивой и понятной форме. Зачастую на составление таких отчетов о выполненной работе уходит столько же времени, сколько на выполнение самих работ.

Решение:

Существуют сервисы, которые позволяют строить красивые отчеты в автоматическом режиме.

Когда я работала аккаунт-менеджером в рекламном агентстве, я каждый месяц делала для своих клиентов аналитические отчеты, которые включали перечень работ, статистику, планы и предложения на следующий месяц. Эти отчеты я делала вместе со своей группой и очень четко помню, что ставить людям задачи в такие дни было бесполезно — они были полностью поглощены сбором статистики. Если бы тогда можно было один раз настроить шаблон и выгружать красивый отчет каждый месяц, не нужно было бы тратить столько времени на работу, которой прогрессивным маркетологам заниматься не к лицу.

Найдите свой вариант тайм-менеджмента

Названные выше советы оптимизируют рабочее время. Лучше включать их в свой график постепенно. В противном случае на фоне резких изменений может возникнуть лишний стресс.

Нужно испробовать все методики планирования и подобрать наиболее подходящую под ваш личный ритм и образ жизни. Эффективность зависит и от выполнения основных правил тайм-менеджмента — вы должны четко понимать, зачем он вам нужен и какие преимущества от него вы получите.

Не забывайте, что даже при самом напряженном рабочем графике всегда необходимо оставлять время на отдых. По-настоящему отличных результатов в работе можно достичь, будучи лишь в ресурсном состоянии. Не стоит пренебрегать личной жизнью и свободным временем — если вам приходится брать работу домой и возвращаться к задачам на выходных, это значит, что в тайм-менеджменте вы все же не преуспели и вам стоит пересмотреть свое расписание.