Пересмотр приоритетов отдела закупок: мнение эксперта
Структуры бизнеса на современном этапе развития столкнулись со значительными изменениями в работе. Первая волна рыночных изменений, как правило, заметна тем, кто работает в отделах продаж и закупок, и наблюдает за изменением спроса и предложения. Закупщики услуг, чтобы понимать изменения рынка, вынуждены регулярно проводить оценку рисков, мониторить экономическое здоровье поставщиков, проверять новые цены и тарифы, регулярно вести переговоры. Любовь Долгополова, эксперт по закупкам с 13-летним опытом работы в международных компаниях, рассуждает на тему изменений приоритетов сотрудников отдела закупок клиента.
В чем основные изменения приоритетов отдела закупок?
Традиционно одним из главных критериев эффективности отдела закупок являлся показатель экономии (Hard Savings). Самая «ценная» экономия – экономия год к году: когда ты в текущему году покупаешь услугу дешевле, чем в прошлом. В долгосрочной, да и в краткосрочной перспективе такой подход звучит как утопия, но, тем не менее, во многих международных компаниях этот показатель является основным. К этому же типу экономии можно отнести и разницу между подтвержденным бюджетом на проект и стоимостью выбранного предложения. Но так как во многих компаниях бюджет общий, в таком подсчете экономия может быть слишком завышена. Резюмируя, данный критерий экономии становится практически недостижимым для закупок в 2022 году.
Другой тип экономии, который лучше показывает работу закупщика, – это единовременная экономия (One-Time Savings или Cost Avoidance). Этот показатель рассчитывается как среднее арифметическое предложение всех участников минус лучшее предложение. То есть насколько выбранное предложение лучше средней стоимости по рынку, сколько мы как компания сэкономили средств проведением тендера. Поэтому единовременная экономия становится более актуальным показателем эффективности работы закупщика. Количество тендеров сейчас может расти, поскольку есть риск, что выбранные поставщики не смогут выполнять свои долгосрочные обязательства. Важно проверять экономическое здоровье контрагентов, а также иметь запасных поставщиков на случай невозможности оказать требуемые услуги, ведь бесперебойное оказание услуги (Business Continuity) также является особо значимым критерием.
Изменение основных KPI закупщика:
Показатель избежания ущерба (Hurt Avoidance или иногда Cost Avoidance) становится наиболее актуальным последние три месяца. Стоимость некоторых услуг значительно выросла. Поставщики приходят с запросом о повышении стоимости услуги, и, если удается снизить процент увеличения, эта цифра заносится в результаты. Например, поставщик услуги повышает стоимость на 300 000 руб. из-за увеличения уровня расходов, на деле оказывается, что из изменений только индексация зарплаты сотрудникам на 100 000 руб., поэтому увеличение составит только указанную сумму. А 200 000 руб. закупщик запишет в качестве результата избежания ущерба, если сможет договориться на такие условия.
И, завершая этот блок, для многих компаний условия оплаты (рабочий капитал, Cash) становятся одним из важных критериев выбора поставщика. Клиенты готовы платить за включение кредита в смету ради сохранения долгой отсрочки платежа. На рынке встречаются условия оплаты у международных компаний в 120 и 180 календарных дней, российские же компании готовы сокращать условия оплаты до 30 дней или переходить на частичную предоплату взамен хороших скидок на стоимость услуги.
Как часто и какие условия договоров поставщики услуг корректируют чаще всего последние три месяца?
В базе поставщиков, за которую я отвечаю в России, более 100 компаний. По моей оценке, около 15% поставщиков попросили изменить текущие условия договора. Наиболее часто встречающиеся запросы – увеличение стоимости услуги и переход на более короткие условия оплаты. Вероятно, многие заметили, что в первой волне увеличения стоимостей поставщики аргументировали такое решение резким увеличением курсов доллара и евро, а после значительной корректировки курса валют, стоимости не отскочили назад. Сразу вспоминается шутка: «А сейчас рубль стал основной валютой, поэтому, когда рубль вырос, то и цены снова выросли».
При увеличении цен есть несколько сценариев ответа: не принимать повышение, понимая, что есть риск разрыва отношений; принять частично по результатам переговоров; принять полностью при отсутствии альтернативы. Есть высокая доля вероятности, что, если поставщик придет с изменением условий договора, то отдел закупок инициирует проведение нового тендера, чтобы посмотреть рынок.
Отмечу, что закупки также собирают причины и обоснования увеличения расходов, детализацию затрат, а также подтверждение изменений. Недавно мне встретился запрос от поставщика на предоставление несгораемого депозита в несколько миллионов рублей как подтверждение гарантии наших намерений. На такие условия, полагаю, мало кто пойдет, мы тоже не пошли. В случаях, когда международные компании отказываются от глобальных контрактов с сетевыми агентствами, локальные команды заказчиков также могут захотеть провести тендер, чтобы иметь возможность собственного выбора и смены партнера, если он не устраивал.
Какова роль изменения поведенческой стратегии компаний-клиентов для отдела закупок?
Пока остается тендерная практика, остается и работа у отдела закупок. Если же компания замораживает бюджеты, то остаются проекты для поддержания жизни и работоспособности офиса, производства, логистики других поддерживающих отделов. Все чаще встречаются примеры, когда закупщик, ранее специализировавшийся на рекламе, начинает заниматься иным направлением, логистикой или производством.
Также встречаются примеры, хотя и несколько реже, что вследствие снижения конкуренции, компании хотят занять долю ушедших компаний. Это означает увеличение инвестиций, что приведет или к новым тендерам, или к переговорам по текущим контрактам.
Резюме: поставщики услуг, чтобы оставаться на плаву, меняют текущие контракты, предлагают антикризисные услуги, ищут новые возможности развития бизнеса. Отделы закупок же реагируют и на эти рыночные изменения, и на изменения, происходящие внутри работодателя. Здесь важно сохранить баланс, чтобы совместить потребности своей компании и найти лучшие предложения на рынке, минимизировав риски некачественного оказания услуг или вовсе их неоказания.
