Как организовать корпоратив: event-специалисты делятся секретами

Ксения Трифонова
директор по развитию
«Михайлов и Партнеры»

Корпоративное мероприятие для людей, которые сами делают мероприятия и много где бывают – всегда непростая задача. Мы все бывали в ситуации, когда вроде бы на мероприятии все хорошо – музыка, еда, шампанское, речи, но чего-то не хватает. А не хватает обычно в таких мероприятиях самого главного – искры. Это то самое волшебство, когда гости веселятся в каком-то общем порыве или общаются, долго не могут разойтись по домам, хотят еще и еще быть вместе. Такие вечера становятся корпоративными легендами, их обсуждают, вспоминают. Что вдохновляет нас на их создание?

Креативные сферы

Вообще вдохновение в креативных профессиях – один из необходимых ресурсов. И его поиск даже стал одной из тем нашего недавнего корпоративного мероприятия. Это удивительно, но очень полезным и интересным упражнением для специалистов по коммуникациям стала встреча с дизайнером интерьеров и создание собственного дизайн-проекта для чилаут-комнаты в нашем офисе. Для консультантов, которые все больше говорят, пишут, налаживают связи и придумывают идеи, пройти квест по Москве, чтобы собрать подсказки и разобраться в тонкостях дизайна интерьеров, сделать дизайн-проект своими руками (придумать, нарисовать, вырезать, склеить и «продать»), оказалось целым новым миром. Попробовать прикоснуться к другой интересной профессии – очень вдохновляет и развивает!

Красивые истории

А под Новый год мы всегда вдохновляемся красивыми историями. Так случилось, что в декабре у нашей компании еще и день рождения. В этом году нам – двадцать один. Это время, когда наступает уже совсем взрослая жизнь и ответственность, но очень многое еще впереди, энергия бьет через край, все хочется попробовать и все по плечу. Именно с таким настроем мы проведем этот праздник: по-взрослому, но беззаботно, несмотря на все окружающие обстоятельства. А в прошлом году мы отмечали 20-й юбилей и вдохновились «драгоценностями» компании – именно так мы видим наших клиентов и сотрудников, которые в тот вечер оделись в наряды драгоценных цветов (золотые, красные, синие, голубые, изумрудные, платиновые) и погрузились в атмосферу чудесной шкатулки. Эти красивые истории для нас всегда идут рука об руку с традициями компании – мы вспоминаем самые яркие проекты, отмечаем лучших, чествуем «старожилов». История в красивых обстоятельствах – что может быть лучше под Новый год?

Мир вокруг нас

В силу профессии мы очень внимательно следим за окружающей средой, особенно информационной. Но далеко не все, что происходит – вдохновляюще. Здесь уже вступает в силу наша профессиональная внимательность – мы выделяем тренды и интересные проекты. Мы приглашаем их участников и авторов для того, чтобы узнать больше о чем-то новом и расширить горизонты нашей профессии. Для этого у нас есть формат «Встречи с интересными людьми», мы начали развивать его в этом году и, надеюсь, будем продолжать. Ведь вокруг так много интересного!

Светлана Смачная
event-manager
BeeTL

Работать в сфере event-маркетинга я начала в далеком 99 году, когда стала арт-директором клуба XIII. Пришла без опыта, но последующий год  работы в клубе дал мне столько опыта, сколько, пожалуй, сейчас за пять лет работы не получишь. Мы первые в Москве начали организовывать тематические вечеринки, и в первый же год работы получили Night Life Award в номинации Лучший клуб года. С тех пор с организацией мероприятий связана вся моя жизнь, именно жизнь, так как даже в нерабочее время идеи для мероприятий постоянно приходят в голову. 

В чем секрет успешного мероприятия: во-первых, это команда людей, которые мыслят в едином ключе и живут проектом во время его подготовки; во-вторых, концепция – она должна быть уникальной и интересной; в-третьих, планирование и тайминг. Идеи для концепций черпаются везде – в кино, из книг, из повседневной жизни, порой это просто момент, когда ты идешь по улице или смотришь на небо. Надо просто представлять, как это будет, перебирать множество идей, пока в голове не появится та, нужная. Фильм, который идеально передает суть нашей работы – «Ватель» Роланда Жоффе про гениального Франсуа Вателя. Ему было намного сложнее, чем нам сейчас, но он делал то, к чему мы в нашей профессии должны стремиться.

Екатерина Астафьева
управляющий партнер
Main Street

Как известно, публика хорошо разбирается в трех областях – медицине, спорте и организации мероприятий. К счастью, рынок – лучший регулятор, и компаний, которые берутся за все, не имея опыта, все меньше. Хотя, если честно, я такая же самоучка, как и большинство ивентщиков. Профильное образование в России появилось не так давно, чтобы успеть стать «профессором ивентологии».

Но это такой же бизнес, как и любой другой, поэтому все деловые книги, список которых можно найти в интернете («Список Грефа», книги издательства «Манн, Иванов и Фербер» и пр.) – must read. У меня есть две любимые – «От хорошего к великому» Джима Коллинза и «Миссия бизнеса» Коносуке Мацуситы.

Что же касается самих проектов, то возьмем, к примеру, один из последних – «Самый модный Новый год», который мы провели для нашего клиента.

Мы ходили на лекции Александра Васильева, чтобы придумать образы и текст для дефиле.

Читали «Иллюстрированную энциклопедию моды» (авторы: Людмила Кибалова, Ольга Гербенова, Милена Ламарова), чтобы быть в курсе ответов на вопросы викторины для наших гостей.

Смотрели «Модный проект Рейчел Зоуи», расспрашивали родителей о моде их времени, искали в интернете концерты популярных исполнителей (например, совершенно классный по идеям и оформлению концерт Pink в Мельбурне), смотрели наши любимые ссылки bizbash.com и adme.ru. В итоге, теперь мы самая модная event-команда!

Альбина Фахрутдинова
исполнительный директор
Imagine Group

Чтобы корпоративное мероприятие отвечало задачам всех заинтересованных сторон, то есть собственников, руководства, HR-отдела, отдела маркетинга, сотрудников и, если нанимали, агентства, нужно объединить знания и навыки сразу из нескольких областей:

• психологии;
• проектного менеджмента;
• маркетинга;
• знания event-рынка, в частности, звукового и светового оборудования, кейтеринга, артистов;
• литературы, в частности, умения писать и выстраивать сценарий;
• логистики;
• дизайна.

Самые полезные web-ресурсы:

Event.ru – лучший в нашей стране индустриальный журнал – здесь вы найдете почти все, что нужно и для вдохновения и в образовательных целях.

Eventcatalog.ru – отличная и регулярно обновляемая база данных по всем подрядчикам и артистам. Контакты везде прямые, практически нет риска попасть на посредников.

Рассылка «Мегаплана» – подпишитесь, всегда очень полезные статьи по менеджменту, маркетингу и, в целом, по бизнесу.

Самые полезные софты и приложения для управления проектами:

Bitrix24 – бесплатно при команде до 12 человек, вообще, программа для управления всем бизнесом, но можно заточить и просто под проект.

Wunderlist – отличное решение для распределения и контроля задач в команде, все просто и понятно.

«Мегаплан» – примерно то же, что и Bitrix24, но платно, зато классный дизайн и отличная usability.

Обязательны к использованию любые облачные решения. Заведите хранилище на всю проектную группу и кидайте туда все рабочие материалы с общим доступом, очень удобно.

Для вдохновения event-менеджерам рекомендую погуглить ТОП-50 лучших event-агентств мира и посмотреть их работы.

Для понимания формата и «чтобы не как у других» смотрите, как было у конкурентов и в вашей собственной компании в прошлом году и ранее. Постарайтесь выделить плюсы и минусы в отсмотренном материале и взять лучшее.

Чтобы грамотно подобрать площадку, можно воспользоваться таким ресурсом, как afisha.ru. Ищите новые площадки, читайте отзывы, обязательно сходите поесть в выбранный ресторан. Оцените не только кухню, но и сервис, и, самое главное, скорость обслуживания, что архиважно на банкете.

При подготовке программы начните с задач. От того, какие цели вы ставите перед собой, зависит, как сложится мероприятие и, соответственно, в какой бюджет выльется.

Если вы уверены, что качественный корпоратив поднимет ваши продажи (например, львиная доля ваших сотрудников – менеджеры по продажам), не жалейте на него денег.

Если у вас много новых сотрудников, а общая численность не превышает 200 человек – вам, скорее всего, не нужны «звезды» и помпезная программа. Зато будут эффективны режиссеры, которые поставят номера с участием самих сотрудников.

Бывает и наоборот. Если сотрудников больше 500 и все по протоколу, вам не избежать продолжительного банкета с чередой награждений. Заполняйте паузы яркими номерами и не экономьте на декорациях, здесь важно показать уровень компании.

И всегда ставьте себя на место самого рядового сотрудника и пройдите «маршрут гостя» от входа до самого конца.

P.S. Фильмы в тему – «Горько!» и «Великий Гэтсби».

Счастливого Нового года!

Леонид Яковлев
директор по развитию коммуникационного агентства
Modul Pro

Жизнь – самый лучший ресурс, который научит организовывать мероприятия. Этого не увидишь в фильмах и не прочтешь в книгах.

Залогом успешного мероприятия, в частности, корпоративного, является соблюдение трех условий.

Быть в рынке

Необходимо использовать все имеющиеся ресурсы: профессиональные порталы, сайты компаний. Важно посещать как можно больше разнообразных мероприятий, чтобы складывалось определенное мнение об уровне организации. Отлично, если есть возможность увидеть не только само мероприятие, но и процесс, предшествующий ему. Посещение монтажей, общение с подрядчиками позволит быть в курсе всех тенденций и накопить внушительный багаж знаний о том, как нужно и не нужно организовывать ивенты.

Как можно больше знать о своем клиенте

Корпоративное мероприятие – это внутренняя кухня. Необходимо подходить к его организации не просто как к ивенту, а именно как к большому, почти семейному событию. Важно знать, как подобные мероприятия проводились раньше, и предлагать новые идеи, делать простые и понятные вещи по-другому (если, конечно, перед вами не стоит задача создать аналог).

Работать в удовольствие

Самое главное – делать свое дело с душой. Ищите новые решения и творите. Творчество должно сопутствовать вам на протяжении всего процесса: от разработки концепции до демонтажа.

Полина Одинец
HR-Director
Sputnik Marketing

Моим источником знаний для организации такого события, как корпоратив, является мой драгоценный опыт, а вдохновением – компания, в которой я работаю. Ведь только опыт может указать на те или иные возможные ошибки, которых в будущем ты не допустишь, а результаты вдохновения порой выдают ошеломляющий эффект.

При организации корпоратива я руководствуюсь обычно несколькими правилами, которые мне помогают организовать поистине крутой ивент.

Цель проведения. Корпоратив – это один из инструментов мотивации сотрудников, и успех корпоратива гарантирован только тогда, когда целью в первую очередь является сплочение коллектива и развитие командного духа среди коллег. Мы все очень много работаем, а на работе, так или иначе, надеваем на себя маски, формат общения внутри коллектива сугубо формальный. И рано или поздно любому человеку нужен перерыв, некая эмоциональная встряска. Это может быть не только краткосрочный отпуск, но и хорошо организованный корпоратив. Ведь где, как не на корпоративе, сотрудники смогут пообщаться в неформальной обстановке.

Место. 50% успеха зависит именно от места проведения. Главное, чтобы выбранное место соответствовало количеству приглашенных, иными словами, было просторным. При этом очень важно, чтобы информация о территориальном нахождении места проведения корпоратива была донесена вовремя и желательно с подробным маршрутом.

Программа и ее имплементация. От этого зависят остальные 50% успеха корпоратива. Есть множество программ: развлекательные, спортивные, бизнес-тимбилдинги и т.д., все зависит от того, какую цель преследует компания. Главное, чтобы сотрудник после корпоратива получил массу удовольствий и много позитива, т.к. это играет большую роль в его лояльности как к работодателю, так и к коллективу в дальнейшем.

Ну, и последнее правило – это хорошее настроение команды, которое гарантировано будет, если соблюсти первые три правила.

Кстати, отличный фильм «Свадебный переполох», где Дженнифер Лопес – организатор свадеб, там хорошо изображен сам процесс организации, ведь без грамотно продуманной до мелочей организации не быть как хорошей свадьбе, так и любому другому мероприятию.

Антикризисный PR: Специалисты рекомендуют книги и фильмы для расширения кругозора

Искусство презентации: Специалисты рекомендуют книги и фильмы для успешного публичного выступления‏

Повышение квалификации: креативные специалисты рекомендуют западные и российские школы