Из «Битрикса» в Kaiten и обратно: попробовали, понравилось, но продолжать не стали

Канбан-метод получил свое название в 2007 г. после того, как основатель учебных заведений Lean Kanban University Дэвид Андерсон провел презентацию управления в Microsoft. Японское же слово «канбан» в значении карточки-указателя или доски использовала компания Toyota еще в конце 1960-х. Канбан — метод для определения, управления и совершенствование сервисов для результатов умственного труда (прим. ред)*.

Все началось с изучения Scrum

Поиск новых решений привел к тому, что осенью 2022 года я пошел изучать Scrum и получил ICAgile Certified Professional. Когда разобрался и погрузился во фреймворк, понял, что Scrum-трансформация совсем не то, что нам сейчас нужно. Запутался окончательно и пошел за ответами к Agile-коучу, который вел обучение, — Артему Гринякину. Ответ был для меня необычным, но честным и открытым: в SMM можно попробовать применить канбан и получить неплохой опыт.

Внедрение Scrum проходит по революционному пути и предполагает временные риски для компании, а канбан-метод внедряется эволюционно за счет постепенных изменений.

Активный рост и «агентства в составе агентства»

Мы быстро развиваемся: джуны растут и поднимаются вверх по карьерной лестнице, проводятся стажировки и трудоустройства зеленых ребят. Приходят более сложные проекты, а мы все чаще появляемся в рейтингах. Это влечет за собой непрерывный процесс систематизации и наведения порядка. В этом году, например, полностью разобрались с управленческой структурой «Студии» и начали ее использовать в работе — появилось больше ясности с точки зрения ответственности и полномочий.

Когда нас было 10–15 человек, было проще. Сейчас в команде более 50 сотрудников, и их число растет, а значит, увеличивается и количество взаимозависимостей.

Производственная часть «Студии» устроена следующим образом:

• проектный директор, который управляет всем портфелем проектов;
• тимлиды — руководители проектных групп со своими командами. Эти команды, как «агентства в составе агентства», полностью выполняют весь скоуп работ по своим проектам: обрабатывают заявки при необходимости, разрабатывают стратегии, дизайн, контент, трафик и инфлюенс.

Сейчас мы работаем в «Битриксе». При этом я знаю, что многие ребята помимо него фиксируют задачи где-то еще: в Trello, Notion или просто в блокнотах. Я фанат Singularity — в нем веду личные дела и фиксирую некоторые рабочие моменты, разгружая голову от прилетающих в чатах сообщений.

Основная требующая решения задача состояла в прогнозировании сроков, понимании нагрузки на одного человека и возможности смотреть статус по всем проектам. Это особенно критично, когда команды пересекались и кто-то был задействован одновременно в нескольких проектах.

Обсудив с проектным директором ситуацию, получил одобрение на тесты. В течение 2–3 месяцев параллельно с работой в «Битриксе» я планировал перенести часть производственных процессов команды в Kaiten и попробовать работать по канбан-методу. 

Мы хотели понять, как работает новый инструмент, какие практики можем перенять и как, наконец, начать отслеживать важные цифры. Идеальным был переезд в Kaiten. При этом я понимал, что для бизнеса это нереализуемо: есть личные «хотелки», а есть реалии.

Старт эксперимента

Так как весь мой опыт изучения канбан-метода состоял из прочитанных книг и бесплатных материалов в сети, решил начать эксперимент с консультации, чтобы на ней определить шаги. А уж после запускаться.

Я связался с управляющим партнером Kaiten Артуром и попросил провести со мной консультацию. 

Для меня оказался неожиданным быстрый ответ и бесплатная консультация. Уверен, что найдется много сомневающихся в ценности бесплатных консультаций людей, но реальность бывает разной.

Первая встреча была в формате вопросов от меня: я не просил рассказать, с чего мне нужно начать, а, наоборот, описал задачу, смысл теста и чего хотим добиться. Хотелось сверить свои действия на предмет их правильности, адекватности и последовательности. По итогам встречи условились, что на первом этапе нашей основной задачей будет просто научиться фиксировать всю приходящую работу и понять, как она протекает от момента подписания договора до конечного результата.

Моя первая доска состояла из трех колонок: «Очередь», «В работе» и «Готово». Я заносил задачи, старался вовремя их перемещать по доске, изучал Kaiten и его инструменты. Те же процессы параллельно проводил в «Битриксе», в котором работала команда.

Моя первая и самая простая доска в Kaiten

Постепенно заводим участников команды и собираем аналитику

Научившись работать с типами карточек, метками, минимально изучив автоматизацию и чек-листы, я создал вторую доску для контент-менеджера.

Кристина уже стала стратегом «Студии» и могла самостоятельно заносить задачи, двигать карточки по ходу выполнения работы и активно давать советы насчет дизайна фасада карточек задач. Необычной обратной связью от нее была просьба не архивировать выполненные задачи, потому что ее радовало видеть готовые задачи в колонке «Готово». Вроде бы мелочь, но добавляет мотивации. 

Доска контент-менеджера в Kaiten

Та же доска контент-менеджера, только с разбивкой на дорожки по типам работ

Так как Кристина работала в тесной связке с дизайнером, отдельно добавили доску для дизайнера Кати Некрасовой. Тип работы на дорожки не разделяли, а за образец взяли колонки доски контент-менеджера.

Следующим шагом связали через автоматизацию доски контента и дизайна. В рамках своих задач на подготовку контента Кристина в той же карточке оставляла техническое задание на визуал, и соответствующая карточка создавалась уже на доске дизайна — падала в очередь к Кате, которая забирала ее в работу. Как только Катя заканчивала и двигала карточку на доске дизайна в колонку «Готово» — на доске контента карточка уходила в колонку «Согласование». Кристина забирала визуал и начинала готовить текст публикации.

Результат не заставил себя ждать. Через несколько недель мы смогли посчитать, что любую работу по контенту отдаем за 3–4 дня, и теперь у нас на руках есть аналитика, которая не привязана к эмпирическому опыту.

Посмотрев на созданный по доске автоматический график, мы могли прогнозировать, сколько задач по контенту сможем отдавать за один рабочий день. Если Кристина забирала в работу не более шести задач, они закрывались в срок. Если же их становилось больше — производительность стабильно снижалась.

Пример автоматического отчета в Kaiten. «Накопительная диаграмма потока» позволяет узнать пропускную способность команды, среднее время производства, количество задач в работе и увидеть отклонения в рабочем процессе.

Масштабирование: визуализируем цикл работы с проектами

Параллельно с работой дизайнера и контент-менеджера я привлек таргетолога, стратега и инфлюенсера для знакомства с интерфейсом. Главное требование для них — вовремя переносить карточки между колонками.

После того как все освоились, сделали одну доску для проектной группы. На ней в виде колонок и подколонок отобразили этапы работы и для каждого проекта завели отдельные дорожки.

Доска для работы со всеми проектами. Колонки отображают этапы и подэтапы работы. Дорожки визуально делят задачи по проектам.

Этапы были следующие:

• Очередь — здесь фиксировались все входящие задачи по проекту. С этой колонкой работал только проджект.
• Стратегия — в эту колонку попадали задачи по разработке SMM-стратегии, которая включает в себя большое количество подзадач. Ее оформляли в виде чек-листа и сразу формировали подзадачи для исполнителей находящихся правее этой колонки. Закрытие подзадач посредством автоматизации влекло за собой отметку в соответствующем этапе карточки стратегии проекта.

В следующие колонки попадали короткие и четко сформулированные задачи. Они перемещались проджектом в колонку определенного специалиста:

• Дизайн. Этапы: в работе и согласование.
• Контент. Этапы: в работе и согласование.
• Реклама. Этапы: в работе и согласование.
• Готово.

Так видели, сколько и какой работы запланировано у конкретного сотрудника, а также на каком этапе находятся задачи.

Подколонка «Согласование» нужна для проектного менеджера, который забирал работу на согласование или отправлял в «готово».

Пример фасада карточки на доске для работы с проектами

Завершение эксперимента и результаты

Изначально стояла цель — посмотреть, какой есть инструментарий в новом сервисе, перенять опыт эксплуатации и внедрить то, что позволит заменить функциональность «Битрикса». После теста получили много ценной информации, на ее основе сделали выводы и заложили важные шаги в развитии процессов «Студии».

• Научились стабильно заводить задачи, смотреть прогресс и получать аналитические данные.
• Если раньше все прогнозы строились только исходя из опыта тимлидов и проджектов, теперь получили подтверждение на основании аналитических инструментов Kaiten.
• Самое важное. На основе опыта написали простой и понятный регламент по управлению задачами в проектах, по которому сейчас работаем.
• Планируем ввести разные типы звонков по типу каденций. Это исключит созвоны в течение дня, разгрузит команду и даст возможность планировать слоты на спокойную и тихую работу, когда никто не отвлекает сотрудников в чатах.
• Глубже изучили «Битрикс» и открыли для себя несколько полезных функций.

Личные итоги и сравнение Kaiten и «Битрикса»

• Управление всеми проектами на одном пространстве

В Kaiten можно расположить несколько досок на одном экране и построить понятную иерархию между глобальными целями и точечными задачами исполнителей. В «Битриксе» для каждого проекта своя доска находится в отдельной вкладке, между которыми приходится переключаться, нет возможности увидеть всю картину целиком.

• Нет чатов — нет нужды в них писать

Сама сущность Kaiten не подразумевает чат, что способствует общению по задачам внутри карточек. Есть вопрос по задаче — пишешь сообщение внутри нее, и это видят только те, кто к ней причастен. Сейчас мы все чаще общаемся внутри карточек задач «Битрикса» и не создаем информационный шум. Плюс для меня — четкие формулировки без двойственного трактования, которое может иметь место в чате.

• Мобильное приложение

Я удивился, когда увидел мобильное приложение Kaiten, потому что оно такое же, как и десктоп-версия, — со всеми функциями и возможностями.

• Документы

Встроенный редактор документов в Kaiten мне нравится больше. Он достаточно легковесный, и его гораздо труднее сломать, чем wiki «Битрикса».

• Фасады карточек и внутренний дизайн

Пока не увидишь — не поймешь. Если в карточке Kaiten не добавлены определенные — их не будет. Любой сотрудник видит необходимый минимум, отсутствует визуальный шум. При создании задачи в «Битриксе» всегда существует определенное количество пустых полей, которые невозможно скрыть.

Недавно «Битрикс» получил обновление по фасадам карточек, но там можно показать или скрыть только некоторые пункты, не более. Kaiten позволяет настроить фасад полностью под себя.

• Календарь

Календарь в Kaiten отсутствует как сущность, а я привык пользоваться календарем встреч в «Битриксе». Тут тоже все непросто, так как календарей в «Битриксе» два: обычный календарь с возможностью назначать встречи и календарь внутри проекта, где отмечаются задачи. При этом их можно связать и отобразить на обычном календаре задачи. 

Решение нашел очень быстро — тип карточек оформил под созвон. На общей доске можно видеть все запланированные созвоны. Это достаточно удобно, и все в одном рабочем поле.

Пример карточки созвона

Моя позиция относительно «Битрикса» — это рабочий инструмент без удовлетворения. Если провести аналогию с автомобилями, то «Битрикс» — машина, которая тебя просто довезет до пункта назначения. А с Kaiten ты не просто едешь, но и наслаждаешься дорогой.

*«Канбан: краткое руководство», авторы Дэвид Дж. Андерсон и Энди Кармайкл.