Десять подводных камней после выбора подрядчика по интернет-маркетингу

1. Как организовать внутреннее согласование договора быстро и без проблем

Как правило, согласование договора – это один из самых проблемных пунктов для любого маркетолога, т.к. на этом этапе могут возникнуть вопросы, не относящиеся напрямую к его компетенции, однако без их решения построить взаимодействие с подрядчиком невозможно.

В большинстве компаний процесс согласования и утверждения договора регламентирован. Если в вашей компании это не так, то позаботьтесь самостоятельно, чтобы договор до его подписания проверили и осмотрели все ответственные:

• Директор по маркетингу;
• Финансовый директор;
• Главный бухгалтер;
• Юрист или сотрудники, ответственные за заключение договоров.

Это позволит минимизировать проблемы на этапе подписания.

Если же процесс согласования договора регламентирован и даже установлены сроки на проверку договора – не ограничивайтесь отправкой письма сотрудникам – распечатайте договор и лист согласования и найдите пять-десять минут обсудить с каждым ответственным его содержание и появившиеся вопросы.

е принимайте в качестве правок к договору вопросы и замечания, не дополненные конкретными предложениями по исправлению формулировок документа. 

Действуйте по правилу: отвергаешь – предлагай!

2. Как договориться по спорным формулировкам

После согласования договора внутри компании процесс согласования еще не закончен, так как могут возникнуть спорные пункты со стороны подрядчика.

В случае возникновения таких пунктов следуйте рекомендациям (в порядке приоритетности):

• Определите, есть ли разногласия по существу или вопрос касается только формулировок;
• Если разногласия есть – выпишите интересы каждой из сторон по спорному пункту (интересы – это не позиция, а то, что лежит в ее основе);
• Попросите каждую из сторон предложить устраивающую всех формулировку;
• Разработайте компромиссный вариант спорной формулировки;
• Организуйте личный контакт ответственных лиц и при необходимости выступите в роли модератора.

3. Как не попасть на НДС

Перед началом работы важно узнать – является ли ваш подрядчик плательщиком НДС или нет. Если подрядчик не является плательщиком НДС, то вы должны понимать, что это не выгодно для вашей компании – фактически вы будете терять 18% от каждого платежа такому подрядчику.

4. Какие схемы оплаты бывают

Схема оплаты – это один из ключевых моментов, указываемых в договоре, т.к. именно от нее зависит, на основании чего будет начата работа (факт заказа) и произведена оплата произведенных работ.

• Предоплата – факт заказа: оплата на основе выставленного счета;
• Предоплата с отсрочкой платежа – факт заказа: подписанное приложение или заявка, оплата – в течение N дней после начала работы;
• Лимит задолженности – факт заказа: подписанное приложение или заявка, оплата – произвольно в течение срока работы по принципу «пополнения баланса»;
• Постоплата – факт заказа: подписанное приложение или заявка, оплата – в течение N дней после получения закрывающих документов.

5. Предоплата или постоплата

Хороших и плохих схем оплаты не существует, однако в зависимости от тех или иных особенностей компаний, им могут подходить или не подходить различные схемы оплаты.

Предоплата. Подходит тем, у кого:

• Строго зафиксирован рекламный бюджет;
• Нет необходимости кредитного плеча;
• Сроки запуска рекламной кампании не «горят», и есть время дождаться перевода денег.

Предоплата с отсрочкой платежа:

• Всем, кому подходит предоплата, но срок запуска может быть раньше, чем есть возможность организовать оплату.

Предоплата с лимитом задолженности:

• Если нет планирования рекламного бюджета на месяц;
• Если необходимо частое пополнение рекламного баланса.

Постоплата:

• В случае если необходимо кредитное плечо;
• Если рекламные расходы бюджетируются по итогам месяца.

6. Закрывающие документы – что нужно про них знать

К закрывающим документам относятся акт выполненных работ и счет-фактура. Акт выполненных работ делается в двух экземплярах для каждой из сторон и является официальным подтверждением того, что услуга выполнена и принята заказчиком. Счет-фактура необходим бухгалтерии для расчета НДС.

Для маркетолога закрывающие документы – очень важный инструмент, с помощью которого можно организовать контроль работы подрядчика. Как правило, большинство подрядчиков прописывают в договоре пункт про акты выполненных работ, в котором указан срок приемки работ «по умолчанию», то есть при отсутствии претензий со стороны заказчика, в обозначенный срок работы считаются оказанными с надлежащим качеством и принятыми. В случае если у вас есть претензии по качеству работ – вы можете использовать это в своих целях, однако, чтобы этот механизм работал, нужно:

• Указать свои контакты для отправки документов;
• Ежемесячно контролировать поступление закрывающих документов;
• Прописать претензии на официальном бланке с печатью и после получения закрывающих документов отправить на официальные адреса.

7. Конфиденциальность – как не превратить NDA в формальность

Часто маркетологи заключают NDA (соглашение о конфиденциальности), однако не все знают о нюансах, которые позволят в дальнейшем добиться работы этого соглашения:

• В соглашении должна быть указана информация, которая может относиться к конфиденциальной;
• В соглашении должна быть установлена конкретная материальная ответственность за нарушение режима конфиденциальности;
• Вся информация, которая передается в режиме конфиденциальности,  должна быть снабжена грифом «Конфиденциально».

Без учета этих нюансов соглашение о конфиденциальности может превратиться в формальность.

8.  Текущие задачи и рабочая коммуникация

Обычно в ходе работы вам необходимо постоянно ставить подрядчику определенные задачи по рекламной кампании: исправить цены в объявлениях в «Яндекс.Директ», отключить рекламу в связи с проблемами в работе сайта, добавить новые объявления по акции и прочее.

Таких задач может быть от одной в месяц до десятков в день, при этом чаще всего коммуникация происходит по почте, что приводит к тому, что рано или поздно вы сами начинаете забывать – какие задачи и с какими сроками поставили.

Для удобства не обязательно устанавливать программы Task Manager, можно решить вопрос с помощью простой таблицы, выложенной  в общий доступ, где указаны:

• Задача;
• Плановый срок;
• Фактический срок.

Наличие такой информации позволит не тратить лишнее время на коммуникацию.

9. Регулярная отчетность

Наряду с текущими задачами, которые возникают в ходе работы, есть также и плановые работы, сроки по которым известны заранее (в начале месяца). К ним в первую очередь относится текущая отчетность по рекламной кампании.

В большинстве случаев  для эффективной работы достаточно не более трех видов отчетов:

• Ежедневный отчет – включает плановый и фактический KPI рекламной кампании за день, план действий в случае его невыполнения;
• Еженедельный отчет – включает информацию по динамике расходования бюджета, выполнению KPI на месяц, а также может содержать подробную статистику и аналитику по рекламным материалам;
• Ежемесячный отчет – содержит плановый и фактический KPI на месяц, отчет о работах за месяц, план работ на следующий период и подробную аналитику.

Чтобы эффективно работать с отчетами:

• Ведите график отчетности и следите, чтобы подрядчик его выполнял;
• Введите стандартный алгоритм наименования отчетов, например: «Ежедн_ДД_ММ_ГГ», «Еженед_2 недели_ММ_ГГ» и т.п.;
• Храните отчетность в одной папке;
• Анализируйте каждый отчет и ставьте задачи подрядчику.

10. Как оперативно решать проблемы

Перед тем как начать работу, узнайте адрес электронной почты руководства контактных лиц, указанных в договоре. Держите руководителей в копии по приоритетным задачам и пишите им, если видите проблемы во взаимодействии. Не злоупотребляйте контактами и не ставьте в копию по любым вопросам – иначе это девальвирует ценность подключения руководства к вопросу и рано или поздно приведет к тому, что вам понадобятся контакты более высокого уровня.