Как устроить фестиваль? Доклад основан на реальных событиях и личном опыте

Изначально, это был восторженный доклад как все здорово, легко и просто. Что-то вроде того: выйдите в чистое поле, воткните в землю лопату, на следующий день из черенка вырастит красивый большой дуб. Так же и с конференциями — все получается легко и просто. Но! Весной этого года, мы попробовали сделать в Самаре конференцию про электронную торговлю ProfitFest и полностью провалились. Я буду вспоминать и этот опыт, поэтому доклад стал в два раза полезнее.

Случилось так, что мы в своей Самаре стали проводить одно довольно заметное и необычное it-мероприятие даже по всероссийским меркам. Конечно же, это не было плодом хитрого замысла, а все произошло совершенно случайно. Уже прошло 5 фестивалей и интерес к мероприятию только растет.

В прошлом году мы очень удивились обширной географии участников фестиваля. Что-то заставляет людей ехать за многие тысячи километров в Самару. Да, у нас хороший город, но, наверное, есть еще какие-то причины. Было сделано 70 докладов в 12 тематических секциях за два дня.

Но все это появилось не само собой. Была целая череда событий, которые сделали фест реальностью.

Шел далёкий 2007 год. В городе уже было много веб-студий и других it-компаний. Но все они были сами по себе. Почти никто не общался и не обменивался опытом. Только изредка собирались небольшие компании. Возникла идея сделать небольшой пикник для самарских веб-разработчиков. В социальных сетях был сделан анонс мероприятия…

… наступило время встречи. Мы не поверили своим глазам: пришло около сотни человек! Некоторые участники специально приехали из соседних городов. Вместо того, чтобы пить пиво и общаться маленькими группами по интересам, получилась мини-конференция — каждая компания рассказала о себе. Было невероятно интересно. Стало понятно, что Самаре нужна it-конференция.

В 2008 году ребята из компании Доминион решили организовать уже настоящую конференцию. Они арендовали залы в гостинице «Азимут», сделали сайт и придумали хитрое название «404: фестиваль не найден». В этот раз уже собралось более 200 человек, были проекторы и микрофоны.

В 2009 году наша компания Турбомилк присоединилась к организации феста. Мы решились на отчаянный шаг — сделать все невероятно круто и провести мероприятие в только что построенном отеле Холидей Инн Самара. Нам повезло, что отель пошел нам на встречу и мы не разорились на аренде. Плюс, у нас появились первые спонсоры. В этот раз фестиваль собрал 450 человек.

Перейдем к основам — без участников любое мероприятие не имеет смысла. Кто же приезжает к нам на фест?!

Мы проанализировали состав участников 404фест и поняли, что это очень разные люди. Как видите, мы далеко ушли от изначальной конференции веб-разработчиков. Теперь позиционируем фест как «фестиваль деятелей интернета».

Статистика количества участников Фестиваля 404 по годам. Наверное, мы могли бы собрать и больше, но есть ограничение по площадке. (нам даже приходилось закрывать регистрацию) Хотя, в этом году в Холидей Инн достроили еще один зал на 300 человек и мы ожидаем 1000 участников.

Очень важно выбрать правильную дату проведения мероприятия. Это особая магия!

Мы проводим Фестиваль 404 в выходные в начале октября. В это время в Самаре очень хорошо и красиво — приятная теплая осень. Фестиваль идет в субботу-воскресенье, но многие приезжают в пятницу и остаются до понедельника. Интересный факт: организаторы других конференций связываются с нами заранее, чтобы узнать когда точно будет фест, чтобы мероприятия не наложились друг на друга.

Выбор места — это тоже очень важно. От этого зависит насколько комфортно будут чувствовать себя участники и какие впечатления у них останутся.

Мы проводим фест в одном из лучших отелей Самары. Основное преимущество: там есть большой и удобный бизнес-центр с несколькими залами. Очень удобно жить в том же месте, где проходит мероприятие. Дополнительное преимущество: отель расположен на берегу Волги в историческом центре Самары, можно погулять и посмотреть город. Но есть и обратная сторона: аренда, кофебрейки, обеды — все это очень дорого.

Расскажу чуть больше почему мы выбрали Холидей Инн. Раньше было принято проводить мероприятия в актовых залах институтов или других государственных учреждений. Плохая мебель, душные помещения, облезлые стены— все это было стандартным антуражем большинства конференций.

В 2009 году мне повезло побывать на конференции MIX в Лас Вегасе, которую устраивала компания Microsoft.Меня тогда удивило насколько сильно все это отличалось от конференций на которых мне приходилось бывать. Это было интересно, полезно и при этом не уныло. Докладчики шутили, делали интересные презентации, было много кулуарного общения. А еще каждый вечер были афтерпати в лучших клубах Лас Вегаса. Тогда я решил, что нам в Самаре тоже нужно такое!

Первый раз делать фестиваль в Холидее было очень страшно. Все там казалось очень дорогим и недоступным. Тогда веб-разработчики в большинстве своем были людьми скромными и небогатыми. Но кстати, поделюсь наблюдением — с каждым годом люди из нашей индустрии становятся все более состоятельными. Сейчас хорошая гостиница многими воспринимается как нечто совершенно обычное.

Программа — это еще важнее, чем дата и место проведения. Именно она влияет на принятие решения об участие в конференции.

Есть много подходов к формированию программы. Плюс, я даже не уверен, что мы делаем все правильно, когда решаем кто и про что будет рассказывать на 404фест.

Расскажу какая система у нас. Мы заранее договариваемся с крутыми людьми из индустрии и просим их быть организаторами секций. С этого момента они становятся главными в своей секции и сами принимают решение кого приглашать выступать. Таким образом мы убиваем много зайцев — получаем крутые доклады и снимаем с себя часть организационной работы. Важный момент — набрать не тех, кто очень хочет выступать, а тех кто это умеет делать интересно и полезно. Нужно заранее изучить докладчика и посмотреть его доклады на других конференциях.

Фестиваль 404 уже четыре года является платным. Изначально мы ввели плату для того, чтобы отфильтровать странных людей, которые приходили на фест просто потусоваться и бесплатно попить кофе с бутербродом. Потом цена за участие начала расти вместе с расходами на организацию. По моему мнению, цена за участие не слишком большая, но нам нужно заранее объяснить людям что хорошего будет на фесте.

Чтобы все получилось, желательно достичь эффект «снежного кома». Это когда кто-то решается к нам приехать, зовет своих друзей, они зовут своих друзей. Потом получается так, что «вся тусовка у нас»! Ведь кроме образовательной и нетворкинг составляющих, многие приезжают, чтобы увидеть своих друзей из других городов.

Я не считаю себя профессионалом в продвижении. Мы используем достаточно стандартные каналы. Чисто на рекламу мы денег почти не тратим, а предпочитаем вкладываться в крутых спикеров. Но иной раз нам не хватает сил и умения правильно представить спикеров аудитории, объснить чем будет интересен тот или иной доклад. Будем работать над этим.

Главный инструмент — сайт фестиваля. Он должен отвечать на простые вопросы: что будет, когда, расписание докладов и прочее. Хороший сайт конференции сделать невероятно трудно. На картинке показан прошлогодний сайт.

Одной из фишек Фестиваля 404 является наличие талисмана — Зайца Несудьбы. Заяц реально работает! Да, возможно, некоторых он отпугивает своей несерьезность. Да, возможно, некоторым трудно объяснить начальству почему они едут в командировку на мероприятие с зайчиком. :)

Итак. Вы все организовали и подготовили. Но рано опускать руки! Мероприятие еще нужно провести.

Самое главное, конечно, доклады. Следите за тем, чтобы все оборудование работало. Чтобы доклады вовремя начинались и заканчивались. Чтобы в залах не было жарко или холодно. Чтобы внешний шум не мешал спикерам.

Но параллельно докладам можно делать всякие разные забавные штуки. На больших конференциях хорошо работают теги в твиттере. Наш тег #404fest — по нему совершенно незнакомые люди могут обсудить доклад или поделится какой-то полезной информацией. Убедитесь, что все участники знают какой у вашего мероприятия тег, чтобы не было путаницы.

У нас есть большой трехметровый заяц с которым все фотографируются и постят фоточки в инстраграм.

Очень важны активности в холле. Например, компания Доминион придумала фото-будку где все фотографируются в странной одежде на фоне ковра.

В прошлом году Илья Бирман и Кураж Бамбей придумали сделать музыкальную зону, где учили всех желающих сочинять музыку на мобильных устройствах. Многим это понравилось и в этом году будет что-то подобное.

После конференции всем всегда хочется «продолжения банкета», чтобы познакомиться с новыми людьми и пообщаться. Для этого мы организуем в ресторане афтерпати с угощениями и культурной программой. Некоторые считают, что наша афтерпати — важнее, чем фестиваль. :)

Подведем итоги.

Старайтесь начинать с чего-то малого. Делать что-то большое сразу — крайне рисковано.

Но если у вас получится, то вам это обязательно понравится. Кстати, мы начинаем готовить фест за полгода.