Лучшие приложения для самоорганизации в работе маркетолога

Год перевалил за середину, и у многих из нас наступили по-настоящему напряженные времена. Суета и беготня не оставляют нам ни капли энергии на то, чтобы хоть немного подумать о своих планах на грядущий год. Многие из нас вовсе не заботятся о самоорганизации и тайм-менеджменте. Но именно благодаря этим двум вещам наши кампании могут быть успешными или, напротив, провальными. Некоторые самые серьезные ошибки мы делали потому, что не успевали куда-то вовремя или упускали из виду ключевой компонент, без которого кампания не сможет существовать. Тайм-менеджмент и его разнообразный инструментарий зачастую помогают нам избежать ошибок и оставаться в своей профессиональной жизни на высоте.
Как же заняться самоорганизацией? Сталкивались ли вы когда-нибудь с тем, что сделали серьезный промах из-за собственной несобранности и забывчивости?
Все мы знаем, что наиболее успешные люди пользуются организационными техниками, которые держат их в тонусе без перерывания беспорядочных заметок, мучительных попыток вспомнить, что же было написано в той статье, и без потери маркетинговой возможности. Я решила заняться самоорганизацией и в процессе обнаружила немало полезных инструментов, которые, надеюсь, пригодятся и вам.

Список задач
Toodledo
Уверена, что у многих из вас, как и у меня самой, в работе одновременно находятся несколько проектов. Это могут быть статьи, разработка маркетинговой стратегии для клиентов или компании, на которую вы работаете. Это может вызвать перегрузку. Чтобы этого не произошло, под рукой всегда должно быть что-то, куда можно внести список проектов и различных задач, и чтобы это «что-то» хранило их в целости и сохранности. Toodledo не только обладает забавным названием, он еще и помогает мне оставаться собранной и продуктивной в течение всего дня. Я пользуюсь им, чтобы иметь возможность:
Поддерживать в порядке собственную жизнь - личную, профессиональную и общественную;
Следить за теми задачами, за которые я отвечаю;
Устанавливать для них сроки и приоритеты;
Создавать список проблем, требующих моего немедленного внимания;
Делиться информацией с коллегами и клиентами;
Интегрировать текущие дела в Google-календарь;
Интегрировать их в мой смартфон;
С легкостью писать заметки и связывать их с проектами.
У Toodledo есть как платная, так и бесплатная версии. Бесплатная, безусловно, очень полезна, но платная ($20 в год) предлагает вам работу с планировщиком, статистикой, возможность создавать подзадачи, устанавливать сроки дедлайнов и хранить информацию обо всех ваших проектах в течение двух лет. Так что, по мне, программа стоит своих денег.

Управление контентом
Divvy HQ
Все мы прекрасно знаем, что в век интернета контент - король маркетинга, но занимаясь производством и разработкой контента, Трудно все время оставаться на вершине творчества. Многие подавляет одна мысль о том, что надо бы заняться разработкой контента, не говоря уже о процессе его создания. Divvy HQ в этом поможет, гарантирую. Я, конечно, должна признаться, что это приложение разработал мой друг, и именно поэтому я начала им пользоваться, но в последствии я поняла, что не могу обходиться без этого важного инструмента. Это электронная таблица, позволяющая мне управлять идеями по разработке контента, редакторскими группами, производственными процессами и сроками. Также она поможет в работе с контентной стратегией. Программу можно использовать в одиночку, а можено - целым коллективом, распределив в ней задачи. На данный момент, если Divvy HQ вас заинтересовала, вы можете пользоваться ею бесплатно в течение месяца. Просто программа пока существует в виде бета-версии, и ответная реакция всегда приветствуется.

Тайм-менеджемент и следящая система
Toggl
Ох уж этот тайм-менеджмент! ОК, буду честна с вами - это то, с чем я время от времени сражаюсь. У меня есть склонность бросаться от одного проекта к другому, отвлекаясь и не всегда эффективно управляя своим временем. И так было до того, как я нашла Toggl. Он делает регистрацию в клиентских проектах значительно более легкой, чем все остальные приложения, которые я пробовала. И сейчас я с легкостью могу следить за тем, сколько времени потратила на клиентские проекты, а сколько - на проекты компании. Это - следящая система, помогающая вам в работе с проектами и постоянно следить за временем. Вы можете вычислить время, которое потратили на один конкретный проект и задачу, и в соответствии с этим планировать работу с клиентами. Вы можете использовать интернет-версию, или скачать программу-клиент на свой компьютер. В любом случае, работает программа просто отлично. Если вы пользуетесь Quickbooks, то интегрируются обе программы с легкостью. Toggl поможет вам собраться и избежать тех неприятных проблем, когда дело доходит до оплаты. В регулярных отчетах вы сможете увидеть, на что потратили больше всего времени, и сколько из этого времени оплачиваемо, а сколько нет. О, я почти забыла отметить, что есть и приложение для смартфонов, которым вы можете пользоваться на ходу. Не плохо для бесплатной программки, не так ли?

Управление проектами
Basecamp
Увеличиваясь в размерах, небольшие предприятия перерастают и свои первоначальные методики работы и управления. И в такие моменты важно принять такую систему, которая будет экономить время, не теряя в творческой эффективности, поскольку большую часть времени нужно потратить на зарабатывание денег, а меньшую - на попытки самоорганизации. Компании в этой стадии развития хотят, чтобы у них было нечто, что просто использовать и просто организовать. Поэтому я и пришла к Basecamp, поскольку я не смогла не заметить, как много позитивных откликов получила эта программа. Это необходимое вам интернет-приложение, позволяющее людям:
Управлять сразу несколькими проектами;
Использоваться сразу несколькими пользователями;
Управлять текущими задачами;
Настраивать и управлять контрольными событиями;
Составлять доски сообщений;
Управлять документами (это включает в себя возможность скачивать и закачивать их на сайт).
Если вы готовы организовать управление проектами, то в новой системе не должно быть много наворотов. И чтобы управлять проектами эффективно, попробуйте Basecamp. Перестаньте обновлять все эти старые таблицы - вы тратите на них то время, которое могли бы потратить на работу с клиентами.

Идеи /Web-клиппинг
Evernote
Как часто вы ловили себя на том, что вам нравится что-то в интернете и хочется сохранить эту информацию при себе, но вы точно знаете, что положив ссылку в закладки, уже никогда не найдете ее вовремя? Если это про вас, то вы поймете, за что я так люблю это приложение. Я начала пользоваться Evernote год назад, чтобы хранить здесь свое рабочее расписание, список покупок и список разнообразных дел. И программа отлично с этим справляется, поскольку синхронизируется со смартфоном, и я всегда могу заглянуть в необходимый мне раздел без лихорадочных поисков листа бумаги в сумочке.
А затем я узнала кое-что новое: я могу «вырезать» целые статьи из интернет-публикаций и распределять их по различным папкам с тем, чтобы просмотреть их позже. Мне больше не нужно копаться в трех с лишним тысячах беспорядочных закладок. Теперь у меня всегда под рукой есть целая электронная библиотека. У меня есть файлы с идеями для статей и клиентов, и даже с идеями дизайна интерьера. Также мне нравится, что я всегда могу воспользоваться Quicknote, чтобы быстро сделать заметку о чем-то, увиденном в Сети, не запуская Evernote. Безусловно, это делает поиск гораздо легче, а значит - экономит мне время!
Web-клиппинг под Evernote работает с Internet Explorer, Firefox, Safari и Chrome. И - да! - приложение совершенно бесплатно.

Внешнее хранилище файлов и возможность совместного использования
DropBox
Мне часто приходится работать за разными компьютерами - как в офисе, так и дома. И для меня не редкость работать над одним файлом с разных машин, так что DropBox мне жизненно необходим. Я могу хранить в нем фотографии и иметь к ним доступ с любого компьютера. Также я с легкостью могу поделиться большим количеством документов с коллегами и клиентами. Я знаю, многие боятся пользоваться онлайн-хранилищами, но со временем я все отчетливее понимаю, что мы не можем обходиться без них. Со мной часто бывает так, что мне нужно отправить клиенту файл на 160 с лишним мегабайт, и электронная почта не справляется с таким количеством информации, и единственный выход в такой ситуации - воспользоваться DropBox. Есть также одноименное приложение для смартфонов. Бесплатно всем предоставляется 2Гб.

RSS / «Читалка» новостей
Google Reader
ОК, все мы знаем, что изменения в маркетинге происходят ежедневно - те времена, когда он был статичной наукой, благополучно миновали. Чтобы постоянно быть в курсе всех последних тенденций, маркетинговых ошибок, приложений к социальным СМИ, изменений в платформах социальных СМИ, поискового маркетинга, вирусных маркетинговых кампаний, электронного маркетинга и успешных проектов - я пользуюсь RSS, чтобы просканировать сайты, которые я считаю заслуживающими внимания. Мне нравится простато и юзабилити Google Reader. Особенно я в восторге от того промаркировать и сгруппировать информационные каналы, которые мне интересны. Полагаю, я также неравнодушна к Google Reader, поскольку он отлично совмещен с другими приложениями Google, которыми я пользуюсь. Если вы до сих пор не пользуетесь RSS для отслеживания разного рода новостей, уверяю вас, вы потратите время впустую, пытаясь оставаться в теме последних тенденций и вовремя узнавать о новых методиках в мире маркетинга. И Google Reader идеален для новичков. И он сам будет предлагать вам каналы, которые, возможно, заинтересуют вас. Это еще один бесплатный инструмент, без которого я не могу жить!

Как вы можете видеть, без всего этого инструментария моя жизнь превратилась бы в хаос. Сейчас как никогда раньше важно быть собранным, эффективным в работе и знать все о трендах, - ведь многие из нас делают работу за двоих, а то и за троих. Люди говорят, «не работай больше - работай умнее». И все эти приложения помогут вам достичь этой цели.