Онлайн-встречи, работа из дома и больше общения: как агентства перестраивают работу в условиях пандемии

Николай Кокарев, аккаунт директор PPL-media

Все сотрудники, которые приехали из-за любой границы менее чем полторы недели назад, находятся в режиме самоизоляции. В ближайшие дни при сохранении текущей ситуации,мы планируем переход на удаленный режим работы. Для этого наш IT-отдел занимается оперативной установкой софта для дистанцонного доступа на рабочие компьютеры и корпоративные ноутбуки.

Для дистанционной работы наше агентство использует: Microsoft Office с облачным хранением, VPN-софты для удаленного доступа, программы для конференц-коллов и видеоконференций, а также продолжаем ведение рабочих чатов в мессенджерах.

На следующий день после указа мэра Москвы о профилактике коронавируса и повышенной опасности мы закупили антисептические и дезинфицирующие средства, а также термометры для измерения температуры всех сотрудников. Ежедневно офис-менеджер делает замеры и фиксирует в специальном журнале.

Общение с клиентами проходит в штатном режиме. Мы сократили количество личных встреч и проводим онлайн-конференции, например, в программе Skype для бизнеса. Призываем всех коллег и партнеров воздержаться на время от личных контактов и перейти на онлайн-формат переговоров.

Анна Айбашева, руководитель пресс-службы ПАО «ВымпелКом» (бренд «Билайн»)

С 2016 года в компании «Билайн» действует программа BeeFREE, которая дает возможность сотрудникам компании несколько дней в неделю работать вне офиса. Сейчас такой возможностью пользуются 65% сотрудников административных офисов из разных подразделений: финансы, маркетинг, HR, IT и другие. Для минимизации рисков, связанных с распространением коронавируса, любой сотрудник компании может полностью перейти на режим удаленной работы BeeFREE до конца марта по согласованию с руководством при условии обеспечения непрерывности бизнес-процессов и выполнения поставленных перед сотрудником целей.

Помимо этого, в компании введены ограничения по командировкам сотрудников. А для вернувшихся из стран, посещение которых не рекомендуется властями РФ, в обязательном порядке введен удаленный формат работы в течение 14 дней.

В связи с ростом актуальности удаленной работы из-за распространения коронавируса «Билайн» провел в прошедшую среду открытый вебинар, запись доступна по ссылке. Мы предпринимаем все необходимые в данной ситуации меры для минимизации рисков, связанных с распространением коронавируса, в компании работает оперативный штаб по этой теме. Наша главная задача сейчас — обеспечить максимальный уровень безопасности наших сотрудников и непрерывность оказания услуг связи для наших клиентов при любых сценариях развития ситуации.

Владислав Вовк, CEO Digital Milestone

С 17 марта мы перевели всю команду Digital Milestone на удаленку, в том числе перевезли компьютеры, мониторы и ноутбуки домой к сотрудникам. Так как вся наша работа сосредоточена в диджитал, в новом формате мы стали проводить только внутренние встречи. Для этого подключили Hangouts. Как и прежде, мы ведем и обсуждаем задачи с клиентами по почте и телефону, в проектных чатах в Telegram, в Trello, Basecamp, пользуемся удаленным доступом к общему файлохранилищу, так же флудим в общем чате агентства.

Если говорить про изменения, мы стали больше общаться, чтобы поддерживать командный настрой. Я стараюсь написать или позвонить каждому лично, в офисе обычно это происходит само собой. В рабочее время вся команда находится на связи, и в целом временный переход на домашний офис не повлиял на рабочий процесс и эффективность.

Александра Стрелкова, директор по рекламной модели онлайн-кинотеатра ivi

С 16 марта ivi операционно и технически стартовала в удаленном режиме работы. Мы отстроили все процессы таким образом, чтобы без потери эффективности продолжать рабочую коммуникацию. У сотрудников настроены удаленные доступы, встречи проводим в штатном режиме в Slack. Коммуникация с клиентами полностью перешла в онлайн. Имея на руках все необходимые инструменты, мы удаленно продолжаем оперативно решать все рабочие вопросы.

Валерий Пащенко, исполнительный директор CoMagic

С 17 марта мы приняли решение о поэтапном переходе на удаленную работу всех наших офисов в Москве, Санкт-Петербурге и Туле. И пока планируем сохранять карантин до 1 апреля. В целом это не должно сказаться на качестве работы наших сотрудников, так как большая часть данных хранится в облачных SaaS-сервисах, включая CRM, и доступ к ним можно получить из любой точки мира.

То же самое касается общения с клиентами. Наша собственная виртуальная АТС CoMagic настраивается на любом устройстве в течение 40 секунд и работает без перебоев. Единственный момент, который может смущать наших клиентов и о нем мы их предупредили, — это звуки домашних на заднем фоне при разговоре. Надеюсь, отнесутся с пониманием.

Также мы предложили всем клиентам, которые находятся в стадии принятия аналогичного решения, но переживают за звонки в компанию, помочь с настройкой виртуальной АТС для их сотрудников на удаленке. Надеюсь, вся эта история с коронавирусом в ближайшее время разрешится и весь бизнес благополучно вернется к обычному режиму работы. Не болейте!

Анна Ковалева, коммерческий директор digital-агентства «Миллениум-М»

Наш офис находится в Петербурге, у нас обстановка менее напряженная, чем в Москве, поэтому, когда началась паника, вызванная распространением коронавируса, мы сохранили трезвый взгляд на ситуацию. У нас есть давний положительный опыт работы сотрудников на удаленке. Например, бухгалтерия и системные администраторы работают дистанционно уже давно, поэтому к переходу на удаленную работу мы были готовы. Пока, в качестве предосторожности, на домашнюю работу добровольно переведены двое сотрудников, вернувшиеся из зарубежных отпусков. Остальные ходят в офис.

Что касается мер профилактики, мы стали применять их еще в декабре — купили бактерицидный рециркулятор в офис и почти сразу заметили снижение простудных заболеваний среди коллег.

Пока мы не ощущаем изменений в общении с клиентами. Встречи по-прежнему назначаются, переговоры из-за вируса никто не отменяет. Есть один случай приостановки рекламной кампании у клиента из сегмента e-commerce, но это, скорее, связано с финансовым кризисом и резким ослаблением рубля. В целом, рекламная активность наших клиентов на прежнем уровне.

Если говорить о ПО, то мы работаем с облачной версией «Битрикс24», но, думаю, любая облачная CRM решает задачу удаленной работы. Также мы настроили сотрудникам удаленный доступ к офисному рабочему пространству. В качестве корпоративного мессенджера используем Telegram — это был коллективный выбор. Все решения очень просты, но они работают. Главное при удаленной работе — мотивация сотрудников, сплоченность коллектива и чувство плеча. 

Ольга Флоренцева, HR-директор Dentsu Aegis Network Russia

Dentsu Aegis Network поэтапно переходит на удаленный формат работы в течение этой недели. Постепенное снижение концентрации людей в офисе позволит сократить количество контактов, одновременно обеспечить бесперебойную работу всех подразделений. При переходе на удаленный формат работы команды информируют клиентов и партнеров о данном шаге и проговаривают предпочтительные сервисы для поддержания коммуникации, тайминг и другие детали. Каждая команда начинает неделю с установочной онлайн-встречи: обсуждает проекты, ожидания и сроки с руководителем. Также запланированы конференц-коллы для подведения итогов недели по пятницам. Сотрудники группы и агентств оснащены полноценной инфраструктурой для бесперебойной работы в новом формате. Очные встречи заменены дистанционными форматами. У большинства рекламодателей также введены ограничения, поэтому сейчас всем важно оперативно перестроиться и без потери качества продолжить работу.

Сергей Шмаков, CEO агентства аналитики социальных медиа «Шмаков.Медиа»

Общение. Telegram: чаты компании, чаты с друзьями, чаты с клиентами. Есть в этом минусы — легко завернуть на развлекательные каналы или в рабочее время зацепиться с друзьями, но это вопросы к дисциплине. В перспективе рабочую коммуникацию хочется увести в корпоративный мессенджер. E-mail: пока это просто корпоративная почта на «Яндексе» без каких-либо отдельных модных приложений. 

Обучение. В компании должна создаваться база знаний с набором из видео и ссылок на обучающие материалы, чтобы не приходилось тратить время на поиск материалов для ответа стажеру: «А что учить?». Процесс этот долгий и требует постоянной актуализации контента. Начали активно использовать Notion.

График и режим. Сюда можно отнести все, что поможет выполнять клиентские задачи с минимальными затратами на менеджмент. CRM и таск-менеджер: у нас это «Битрикс24» без сложных настроек, но планируем активно использовать функции «бизнес-процессов», «открытых линий» и подключить телефонию, чтобы организовать удаленный отдел продаж. Облачное хранилище: Dropbox. Дороговато выходит, но до десяти сотрудников еще нормально, потом лучше смотреть корпоративные тарифы «Яндекс.Диск», «Мейл.Облако» или развернуть NextCloud/OwnCloud в «Яндекс.Облаке». Очень важно заранее расписать, кто к каким папкам имеет доступ, и чтобы все знали, куда и что складывать. Иначе все это превращается в свалку, в которой ничего нельзя найти.

Ольга Васильева, аккаунт-директор i.com

Еще в феврале наши сотрудники получили памятку о мерах предосторожности: мыть руки, промывать нос, соблюдать дистанцию между людьми. Мы ввели удаленную работу в случае возвращения из стран, неблагополучных по COVID-19, или при первых признаках простуды. В офисе поставили дезинфекторы для рук и по утрам начали измерять температуру.

С 16 марта наша компания перешла на удаленную работу. Сотрудникам, которым необходимо присутствовать в офисе (подписанты, секретари), компания оплачивает такси. Из дома работают 90%, и это совершенно новый опыт для агентства.

Мы постарались выстроить работу из дома таким образом, чтобы минимально вносить изменения в заведенные процессы. Были оперативно настроены все удаленные доступы к рабочим сервисам. Процесс ведения проектов не изменен и ведется через задачник, поэтому фокус внимания на коммуникацию. Работу в офисе заменили на единую экосистему, организованную в Microsoft Office.

Регулярные еженедельные встречи и статусы проводим через конференц-связь. Вопросы, которые раньше решали при личном общении, теперь решаем через короткие видеозвонки.

Многие наши клиенты и партнеры также перешли на удаленную работу, а те, кто остается в офисе, с понимаем отнеслись к удаленной коммуникации. Очень помогают сервисы конференцсвязи (Teams, Zoom), и тут мы гибко переходим на любой удобный клиенту.

Из лайфхаков —  мы здороваемся и прощаемся в общем чате. Это позволяет выстраивать рабочие и личные границы при удаленной работе, а коллегам — понимать, когда вы на связи.