Сергей Галустян, In Town: Как не превратить новогодний корпоратив в главный кошмар года

Если вас назначили  ответственным за организацию новогоднего  корпоратива и вы хотите, чтобы ваши коллеги назвали этот вечер самым ярким в уходящем году, при организации новогоднего корпоратива стоит избегать нескольких типичных ошибок. 

«1 декабря. Где бы нам устроить корпоратив?».

Если вы задумаетесь  об этом 1 декабря, вариант у вас  останется только один – в своем  офисе, потому что другие площадки забронированы  уже два месяца назад. 
Оптимальный срок для того, чтобы начать планировать  новогоднее мероприятие,  – это сентябрь, время, когда все рестораторы и владельцы площадок уже вернулись в Москву после летних каникул, когда уже ясны примерные расценки на аренду, когда есть достаточный выбор как мест проведения, так и исполнителей, которым предстоит вас развлекать.

«Все схвачено, я успел забронировать самый крутой зал в городе!».

Существует два  варианта проведения любого мероприятия. Можно выбрать классный ресторан (как вариант – отель, дворец, каток, остров на Мальдивах), а потом задуматься о концепции мероприятия и подогнать ее под размеры зала/отеля/острова. А можно сначала придумать концепцию, найти яркую и новую идею – и искать подходящее для реализации задуманного место. Вечеринка без концепции – вообще не вариант.

Очевидно –  сначала концепция, потом площадка. Но лишь при условии, что вы задумались о новогоднем корпоративе в начале осени, когда у вас есть выбор в площадках и вам проще найти место под вашу супер-оригинальную концепцию. Если же вы запоздали с принятием решения, то, скорее всего, вам придется ограничить креативный порыв до возможностей того небольшого ресторана в жилом районе, который вы успеете забронировать. В любом случае, помните, что без концепции все равно не обойтись. В памяти всегда остается идея вечера, будь то «Гавайская ночь», «Вечер без галстуков» или «Утренник в детском саду», а не ресторан «Прага» или отель «Марриот». Концепция – залог успеха такого корпоратива, который потом долго будет вспоминаться как лучшая вечеринка года. 

«У меня есть концепция. Теперь-то все готово!»

Наличие концепции  очень важно, но это только начало. Это зерно, которому для того, чтобы вырасти в красивое дерево со множеством ярких цветов, необходимы забота и уход садовода. В нашем случае - сценариста и режиссера. В задачу режиссера и сценариста входит реализация вашей концепции - от А до ЭЮЯ, чтобы все элементы воспринимались как единое целое. Именно эти люди будут отвечать за то, в какой последовательности на сцене появятся исполнители, что и в какой момент будет говорить ведущий, что вы увидете на экранах и в какие конкурсы будут играть ваши коллеги. Режиссер и сценарист, кроме того, будут контролировать процесс и импровизировать - при необходимости.

«Концепция  продумана, зал мне вполне подходит. Все оказалось довольно легко!».

Рано радуетесь. На первых встречах с администрацией понравившейся площадки вы чувствуете себя королем: вас любезно принимают, рассказывают о своих неограниченных возможностях, угощают кофеем, а иногда и обедом за счет заведения. Вам, конечно же, такой подход нравится и вы практически сразу согласны подписать гарантийное письмо. Но большая ошибка – верить в то, что если вы договорились с управляющим площадки, а тем более внесли предоплату, то можно расслабиться. Как только администрация площадки получает предоплату и понимает, что вы уже никуда не денетесь, их лояльность и любезность к вам как-то сразу пропадает. Грустно об этом говорить, но практически всегда это так. 

Появляются дополнительные платные услуги, о которых вы и подумать не могли, но они обязательно нужны: охрана, парковка, пожарная безопасность. Вдруг может оказаться, что владельцы площадки разрешают работать только со своими подрядчиками по доставке еды и украшению зала, что для приглашенной звезды они не могут предоставить необходимое оборудование и поэтому требуются дополнительные затраты, что их арт-директор не разрешает вам декорировать зал согласно вашей концепции, так как это противоречит его внутреннему мироощущению. Чтобы согласование всех тонкостей не превратилось для вас в ад длиной в три месяца, запомните: предварительная работа с площадкой – важнейший этап подготовки новогоднего праздника. Сложная битва с владельцами зала за каждый пункт вашей программы будет длиться до самого меропрития.
«Мы же не покушать собираемся…».
Именно покушать. Запомните  – еды и алкоголя много не бывает. Причем и еда, и  напитки должны быть в соизмеримом  количестве, иначе вы рискуете либо напоить людей из-за нехватки закуски  и потом краснеть за коллег, либо наоборот услышать на следующий день, что праздник был грустным. 

«Владельцы зала вытрясли из меня все деньги. Кого бы теперь назначить тамадой, чтобы сэкономить на профессиональном ведущем…»

Ведущий – это  человек, который будет в течение  всего мероприятия общаться с  вашими гостями, представляя им вашу концепцию и вашу компанию. От его настроения, умения общаться с людьми и зажигать их новогодним драйвом зависит, будет ли скучно вашим гостям, или они будут весь вечер улыбаться. Экономить на ведущем – значит, выкинуть на ветер все деньги, потраченные на площадку, кейтеринг, алкоголь и новогоднюю мишуру. Но не пугайтесь, для успеха совсем необязательно приглашать «звезду» - на рынке event-услуг достаточно хороших профессиональных ведущих, которые могут провести мероприятие, дав фору многим шоу-менам. Надо лишь поискать. Начните в сентябре.

«Дед Мороз  – это пережиток советского прошлого!».

Если вы думаете, что в Деда Мороза никто не верит, то глубоко ошибаетесь. Верят и  хотят, чтобы он был максимально  настоящим. И обязательно с подарками! Раз уж вы потратили N-ую сумму денег  на само мероприятие, то не пожалейте  еще немного на настоящего профессионального  упитанного Деда Мороза с пышной бородой, красным носом, добрыми глазами  и красивую, подчеркиваю, КРАСИВУЮ Снегурочку! 
«Я плачу  деньги, поэтому заказываю музыку».

Неважно, какие  коллективы вы приглашаете к себе на вечер, – звезды ли это, или исполнители, о которых мало кто слышал. Помните  о главном – это творческие личности и им нельзя диктовать, что  делать на сцене. И даже не потому, что они обидятся и уйдут, хотя такое случается (например, некоторые исполнители классической музыки очень не любят, когда во время их выступления гости едят). Творчество нельзя ограничивать, дайте людям возможность вас удивить.

«Я сделал все, что мог. Наконец могу напиться!»

Напиться можно  будет только на следующий день после  мероприятия. Потому что даже если вы сделали все, продумали каждую деталь и даже больше, что-то обязательно  пойдет не так. Случится непредвиденное: опоздают звезды, вынесут не те блюда, официанты напьются раньше гостей, а Дед Мороз забудет дома Снегурочку. Чтобы ваши гости не заметили всех этих проблем, Вы должны быть готовы к роли няньки, жилетки и сурового босса в одном, вашем лице. 

«Больше – никогда! Ни за что!»

Новогодний корпоратив может стать для вас самым  трудным проектом года. Долгосрочным, трудозатратным, разорительным и  нервотрепательным. Но оно того стоит. Потому что именно этот вечер дает компании возможность укрепить корпоративный дух, рассказать о задачах компании на следующий год и просто расслабиться. 

С Новым годом!

Сергей Галустян, управляющий директор агентства  In Town