Канбан-доска — гибкий и наглядный способ управлять задачами

Принципы канбан-досок

Канбан-доска — это простой и эффективный инструмент для управления задачами, помогает команде работать прозрачно и продуктивно. Основные принципы канбана — визуализация и ограничение работы в процессе.

Так выглядит физическая канбан-доска

• Визуализация: задачи представлены в виде карточек, которые перемещаются по столбцам, отражающим стадии выполнения: «Открыто», «В работе», «Проверка», «Завершено». Это позволяет всей команде видеть, на каком этапе находится каждая задача и где могут возникнуть затруднения.
• Ограничение работы в процессе (WIP): смысл в том, чтобы ограничивать количество задач, фокусироваться на качестве, а не количестве задач и не допускать перегрузки. 
• Канбан-доска лучше всего подходит, когда нужно быстро реагировать на изменения и адаптировать проекты: 
• Проекты с постоянным потоком задач: например, в маркетинговых командах или IT-проектах, где приоритеты могут меняться ежедневно.
• Непрерывные процессы: такие как поддержка клиентов или управление контентом, где работа идет постоянно и задачи появляются регулярно.
• Малые и средние проекты: где нет необходимости в сложных системах управления и важна оперативность.

Допустим, у вас есть проект по разработке веб-приложения: в «Открыто» находятся задачи-карточки: «Создать главную страницу», «Настроить базу данных», «Добавить форму регистрации». Команда начинает с задачи «Создать главную страницу» и перемещает ее во «В работе». По мере выполнения задачи разработчик перемещает ее в «Проверку», чтобы другой член команды мог проверить код. После проверки задача перемещается в «Завершено», и команда приступает к следующей задаче.

Как планировать проекты и контролировать сроки с диаграммой Ганта

Особенности диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта — это визуальное построение графика работ. Основная сила этого инструмента — наглядное отображение задач и взаимосвязей между ними на временной шкале.

Пример диаграммы Ганта

1. Визуализация временных рамок. Каждая задача отображается в виде горизонтальной полосы на диаграмме с обозначением длительности по дням и часам. 

2. Определение взаимозависимостей. Для каждой задачи можно определить зависимые задачи, чтобы понимать, в какой последовательности выполнять дела. Например, определение целевой аудитории начинается после завершения анализа рынка, а разработка стратегии — после определения целевой аудитории.

3. Ресурсное планирование. На диаграмме можно смотреть занятость и ответственность каждого и перераспределять нагрузку. 

Когда и для каких проектов диаграмма Ганта дает наибольшую отдачу

Когда диаграмма Ганта наиболее эффективна:

1. Крупные и долгосрочные проекты. В масштабных проектах с большим количеством исполнителей и задач: в строительстве, IT-разработке, при запуске новых продуктов.

2. Проекты с фиксированными сроками. Например, маркетинговые кампании, которые привязаны к определенным датам (запуск продукта, праздничные распродажи и т. д.).

3. Проекты с множеством зависимостей между задачами. В проектах, где одна задача не может быть начата до завершения другой. Например, в строительных проектах необходимо четко следить за последовательностью — от проектирования до сдачи объекта в эксплуатацию.

4. Проекты с распределенными командами. Когда участники проекта работают в разных городах или даже в разных часовых поясах, диаграмма Ганта помогает синхронизироваться.

5. Проекты с детальной документацией. Подходит для проектов, в которых нужны строгие отчеты перед стейкхолдерами: медицина, энергетика и т. д. 

Когда выбрать канбан, а когда диаграмму Ганта?

Чтобы понять, что подойдет вам, нужно определить критерии проекта: размер, сложность и то, насколько требуется детальное планирование. 

1. Размер и сложность проекта. 

Для маленьких и средних проектов с простыми задачами, которые можно в любой момент сдвинуть, подойдет канбан-доска.

Диаграмма Ганта уместна для крупных и сложных проектов, где важны зависимости между задачами и контроль сроков.  

2. Необходимость детального планирования.

Если в вашем проекте есть много места для импровизации, а план не расписан строго по дням и часам, то вам подойдет канбан. 

Если в вашем проекте важно заранее спланировать все этапы проекта и строго следовать графику — подойдет диаграмма Ганта.

Ответ — да. Более того, во многих сервисах можно представить один и тот же проект в двух видах и отслеживать прогресс. Часто бывает, что в проекте задействованы разные отделы и команды. Например, для творческих копирайтеров, которые пишут тексты для сайта, больше подойдет доска, а для разработчиков сайтов — диаграмма. Есть и другие примеры:

Пример 1: разработка нового продукта.

В фазе исследования и разработки команда может использовать канбан-доску для управления задачами, связанными с экспериментами, тестированием и внесением изменений в концепцию продукта. Это позволяет гибко реагировать на новые данные.

На этапе выпуска продукта на рынок может быть использована диаграмма Ганта для строгого планирования производственного процесса, маркетинговой кампании и логистики. Здесь важно четко соблюдать сроки, чтобы успеть к установленной дате запуска.

Пример 2: проект IT-разработки.

Канбан-доска будет полезна на этапе разработки и внедрения, когда команда программистов работает по методологии Agile и часто вносит изменения в код. Это позволяет эффективно управлять задачами и избегать перегрузки.

Диаграмма Ганта может быть использована для планирования релизов, интеграции с другими системами и обеспечения соответствия срокам сдачи проекта. 

Выбор между канбан-доской и диаграммой Ганта зависит от специфики проекта. 

5 российских инструментов для работы в формате канбана и диаграммы Ганта

Рассмотрим пять популярных отечественных таск-трекеров, которые помогают эффективно организовать рабочие процессы.

Так выглядит канбан-доска в сервисе Shtab

Диаграмма Ганта в командном таск-трекере Shtab. Помимо зависимостей между задачами, можно обозначать вехи — ключевые события, например новый этап в проекте

Преимущества:

• интуитивно понятный интерфейс;
• возможность переключаться между видами задач;
• тайм-трекер для отслеживания активности;
• детальные отчеты о работе команды;
• модуль финансов для отслеживания расходов и доходов компании, интеграции с Модуль-банком и Т-банком.

Идеален: для любых проектов, где требуется детальное планирование и контроль сроков, но при этом важна гибкость.

Kaiten — это современная платформа для управления проектами, разработанная специально для команд, работающих по Agile-методологиям. Инструмент предлагает мощные возможности для визуализации задач с помощью канбан-досок, а также поддерживает планирование с использованием диаграмм Ганта.

Канбан-доска в Kaiten

Диаграмма Ганта в Kaiten

Преимущества:

• Гибкость в настройке рабочих процессов под специфику команды.
• Позволяет управлять большим количеством задач.
• Удобные инструменты для анализа производительности и оптимизации процессов.

Идеален: для IT-команд, стартапов и маркетинговых агентств, которым необходимо быстро адаптироваться к изменениям и сохранять темп работы.

YouGile — это инструмент, который сочетает в себе простоту канбан-досок с возможностями планирования, характерными для диаграмм Ганта. Он разработан для того, чтобы помочь командам организовать свои задачи и следить за их выполнением в режиме реального времени.

Канбан-доска в YouGile

Диаграмма Ганта в YouGile

Преимущества:

• Простота использования и быстрая настройка.
• Возможность интеграции с другими инструментами, что расширяет функциональность платформы.
• Мобильное приложение для управления проектами на ходу.

Идеален: для малых и средних команд, которым важно быстро организовать рабочий процесс и поддерживать его на высоком уровне без сложных настроек.

Weeek — это гибкий инструмент для управления проектами, который позволяет легко адаптироваться к изменениям в процессе работы. Он предлагает функции канбан-досок и диаграмм Ганта, обеспечивая возможность визуального контроля над задачами и сроками.

Канбан-доска в Weeek

Диаграмма Ганта в Weeek

Преимущества:

• Гибкость и простота в использовании.
• Возможность кастомизации под нужды конкретной команды.
• Интеграция с популярными сервисами и приложениями.

Идеален: для команд, которые работают в быстро меняющейся среде и нуждаются в инструменте, способном адаптироваться к их специфическим требованиям.

Planfix — это мощная платформа для управления бизнес-процессами, которая сочетает в себе возможности для работы с задачами в формате канбана и планирования с помощью диаграмм Ганта. Этот инструмент ориентирован на комплексное управление проектами и бизнес-процессами.

Планировщик задач в виде канбан-доски в Planfix

Диаграмма Ганта в Planfix

Преимущества:

• Широкий функционал для управления задачами, проектами и ресурсами.
• Гибкость настройки под специфические потребности компании.
• Интеграция с бухгалтерскими и ERP-системами.

Идеален: для крупных компаний и организаций, которым необходима полная автоматизация процессов и детальное планирование всех этапов работы.

Как безболезненно и экономно внедрить новые инструменты в компании: практические советы

Адаптация команды

1. Внедрите инструмент сначала в небольшой команде, если все одобрят его, то спустя время можно масштабировать. Так, например, сделали наши клиенты в Shtab, Кингисеппский машиностроительный завод, — сначала в сервисе работали 75 сотрудников, а теперь команда увеличилась до 300. 

2. Организуйте обучение и отправьте ссылки на инструкции и туториалы, чтобы сотрудники быстро освоили новый инструмент.

3. Объясните команде, зачем внедряется инструмент и какие задачи он решает.

4. Мотивируйте сотрудников активно использовать новый инструмент.

5. Собирайте отзывы, чтобы улучшить процесс адаптации.

Минимизация затрат при внедрении и настройке

1. Начинайте с базового тарифа, который покрывает основные потребности, и переходите на более продвинутый по мере необходимости.

2. Тестируйте инструмент с помощью пробных версий, триалов, чтобы избежать лишних расходов и убедиться на практике, подходит ли вам сервис.

3. Используйте автоматизированные настройки и интеграции, чтобы сократить время.

Выбор между канбан-доской и диаграммой Ганта зависит от специфики проекта и потребностей вашей команды. Канбан подходит для гибких, быстро меняющихся задач, тогда как диаграмма Ганта — для строгого планирования и контроля сроков. Главное — правильно внедрить выбранный инструмент, адаптировать команду и минимизировать затраты.