ADA Symposium

Как организовать успешный ивент в России и за границей

Основатель и генеральный директор: Дмитрий Рогулев
Основное направление работы: организация корпоративных мероприятий
Год основания 2006
Число сотрудников в штате 25
Число активных клиентов в течение года 30

Бюджет на мероприятия — один из первых бастионов, которые падают во время кризиса. Кроме того, event-агентству в своей работе приходится учитывать такие факторы, о которых сперва даже не задумываешься, например геополитическую ситуацию. Зачем же люди идут в event? В чем плюсы такого бизнеса и можно ли им успешно заниматься сегодня — обо всем этом AdIndex рассказал Дмитрий Рогулев, генеральный директор ADA-Symposium

Блиц

Зачем ваша компания нужна рынку?

Ивент-рынок очень разнообразен, это целая вселенная — от детских праздников до международных конференций. В нашей сфере работает множество компаний, которые никак не пересекаются и могут даже не знать друг о друге. Мы специализируемся на интегрированных мероприятиях, включающих как деловую, так и развлекательную часть и делаем их под ключ: с первой встречи с клиентом мы берем на себя все процессы: от детализации клиентского запроса до финальной подборки фото и монтажа видео после мероприятия. В этом сильная сторона ADA Symposium.

  1. У нас есть опыт и ресурсы, чтобы закрыть любые потребности клиента — от конкретизации задач на брифе до подборки плейлиста в дорогу до мероприятия.
  2. Мы делаем это с душой — у нас нет типовых вариантов, пакетных предложений, всегда и все делается индивидуально для конкретного клиента.
  3. Мы глубоко уходим в детали. Гости, приходя на мероприятие, видят сцену, шоу, зал. Для нас мероприятие — это также комфортная парковка, быстрый чекин, удобный туалет, в котором поют птички и благоухают цветы.

Самая странная просьба от клиента

Однажды нас попросили найти львенка на Кипре для мероприятия крупной косметической компании. В тот момент на острове львов не было, требовалось доставить животное из Европы. Мы нашли способ это сделать, но клиент отказался от идеи.

Самый же странный тендер предлагал просчитать корпоратив в Джибути — это небольшое государство возле Эфиопии и Сомали, где в то время шла активная фаза вооруженного противостояния. Оказалось, что клиент таким образом пытался проверить сообразительность агентств в тендере. Кстати, по итогам тендера наша компания была включена в пул поставщиков.

Дмитрий Рогулев,
генеральный директор ADA-Symposium

История бизнеса

История ADA-Symposium началась в 2006 году. Будущие основатели агентства познакомились, когда вместе работали в крупной международной компании. Раз в год фирма проводила конференции на 700–900 человек. Это и стало отправной точкой бизнеса.

Дмитрий Рогулев, генеральный директор ADA-Symposium, рассказывает: «Хотя организация конференций и не входила в наши основные обязанности, заниматься ими было очень интересно. В 2006 году рынку не хватало агентств, которые могли комплексно провести мероприятие от и до: кто-то хорошо занимался логистикой, другие — шоу, а третьи — тимбилдингами. У нас появилась идея сделать самим такое агентство, которое предоставит клиенту профессиональный ответ на любой вопрос при подготовке мероприятия».

С самого начала было решено сфокусироваться на работе только с крупными международными и российскими брендами. На то было две причины. Во-первых, информация: благодаря своему опыту основатели агентства знали, как устроен такой бизнес изнутри. Во-вторых, ответственность контрагента. Если заключены договоренности, то они всегда соблюдаются, хотя организационные процессы зачастую слишком забюрократизированы.

Компания открылась в январе 2006 года, а уже весной удалось получить первый заказ от BAT Russia. Заработанных денег хватило, чтобы обустроить себе офис и начать выплачивать зарплаты. Потом был L’Oreal, Ferrero и множество других брендов. Через год агентство проведет первое крупное мероприятие — вывезет 700 человек в Париж на конференцию и празднование Нового года. Проекты подобного масштаба и станут визитной карточкой ADA-Symposium.

Цели на старте

  • Попасть в постоянный пул агентств для своих клиентов
  • Достичь мастерства на всех этапах организации ивентов — от идеи до соблюдения тайминга
  • Делать клиентам лучшие предложения «идея-цена-качество-срок-соответствие задаче»

Цели сейчас

  • Войти в топ профильных агентств на рынке
  • Войти в число желанных работодателей в своей сфере (как для сотрудников, так и для подрядчиков)
  • Создать условия для соответствия ивент-бизнеса идеям устойчивого развития
Дмитрий Рогулев фотография

«В 2006 году рынку не хватало агентств, которые могли комплексно провести мероприятие от и до: кто-то хорошо занимался логистикой, другие — шоу, а третьи — только тимбилдингами. У нас появилась идея сделать такое агентство самим»

Дмитрий Рогулев,
генеральный директор ADA-Symposium

Трудности роста

1 Правильно оценивать силы

Когда впервые открываешь свое дело, на многие вещи начинаешь смотреть иначе. Видеть рынок со стороны и быть частью этого рынка — совсем не одно и то же. Процессы на практике оказываются значительно сложнее, приходится сталкиваться с такими неожиданными проблемами, о существовании которых даже не задумывался.

Дмитрий Рогулев улыбается: «За первые полгода я узнал о бизнесе больше, чем за десять лет работы в международной компании». Основатели ADA-Symposium очень быстро стали специалистами в области международных контрактов и финансов, государственных праздников и региональных традиций.

2 Геополитика решает за тебя

Ивент-бизнес, особенно если речь идет об организации международных проектов, сильно зависит от политики и сил природы. Например, начинается вооруженный конфликт в одном из государств Ближнего Востока или проносится тайфун на Дальнем Востоке — и клиенты теряют интерес ко всему региону. Заранее предугадать, как будут развиваться события в той или иной стране, невозможно.

В первый год работы ADA-Symposium проиграла тендер именно по такой причине. Команда долго разрабатывала концепцию увлекательного корпоративного путешествия в Турцию. Когда же все было готово, в стране началась эпидемия птичьего гриппа. Клиент выбрал другое направление, предложенное конкурентом.

Ивент-рынок не замкнут в себе. Об этом приходится постоянно помнить.

3 Всегда есть риск остаться без дохода

Бюджет на мероприятия — один из первых бастионов, которые падают во время кризиса. Агентство ощутило это на себе. В 2008 году, когда случился кризис, бизнес оказался под угрозой. «Рынок замер, мы два месяца сидели без работы», — вспоминает Дмитрий.

Ивент-агентствам всегда нужно быть готовыми к тому, что работа встанет на паузу. Однако это не повод сидеть сложа руки, лучше провести свободное время с пользой. Так, в ADA-Symposium этот период посвятили детальной проработке плана развития компании на следующие годы.

«Над нами не довлели операционные задачи, поэтому все время отдавалось полету фантазии — как сделать наш сервис совершеннее. До сих пор помню доску в офисе, которая от начала и до конца была разрисована различными идеями. Некоторые из них мы используем до сих пор. Так что в каком-то смысле кризис помог нашему бизнесу».

Бизнес за границей

Основатели ADA-Symposium еще в 2006 году решили, что их бизнес займет нишу корпоративных ивентов с выездом за рубеж. На то было несколько причин.

Во-первых, инфраструктура. В 2006 году в России было очень тяжело организовать большое корпоративное событие. Стоило только пересечь МКАД, как количество доступных площадок стремилось к нулю. Не хватало и профильных кадров. «Доходило до смешного: с коллегами из Норвегии или Перу договориться удавалось намного быстрее, чем с российскими менеджерами». Сейчас ситуация изменилась, однако она по-прежнему далека от идеала.

Во-вторых, впечатления. «Ивент-бизнес — это эмоции. Не только клиента, но и твои собственные. Да, во время работы ты тратишь много сил, но все равно воспринимаешь успешное мероприятие как заслуженную награду», — говорит Дмитрий. Пусть непростая работа — вывезти несколько сотен человек за границу, но путешествовать по миру и изучать особенности каждой страны на этапе тендеров — это здорово.

С 2006 по 2008 год все мероприятия, организованные агентством ADA-Symposium, проводились за пределами страны. Однако кризис внес свои коррективы. Бюджеты клиентов сократились, поэтому основатели агентства решили работать и с российскими площадками.

Решение оказалось верным. С тех пор и до настоящего момента спрос на поездки за границу продолжает сокращаться, ведь ситуация в экономике остается напряженной. Однако, как замечает Дмитрий, иногда дешевле посадить всех на самолет и отвезти в Турцию, чем проводить конференцию в Москве, — у нас дорогая инфраструктура. Кроме того, такая поездка станет для гостей возможностью вырваться из привычного ритма, отдохнуть и получить новые эмоции, что очень важно.

Рынок корпоративных мероприятий

С 2006 года ивент-рынок сильно изменился. Он стал более структурированным, а в некоторых моментах и более бюрократизированным.

«Раньше многие клиенты принимали решения интуитивно, теперь же существуют сложные процедуры, тендерные комитеты, отделы закупок и т. д. Работать стало сложнее: приходится защищать не только сами идеи, но и каждый вложенный рубль», — подчеркивает генеральный директор ADA-Symposium.

Современный ивент-бизнес — рынок клиента, где все вращается вокруг его потребностей и желаний. Агентствам же приходится подстраиваться под условия и часто идти навстречу даже в ущерб возможности заработать. Агентства борются в тендерах за каждый отдельный ивент.

Кроме того, любое мероприятие само по себе всегда связано с рисками. Невозможно без погрешности спрогнозировать все расходы, а также подготовить необходимые документы и регламенты на каждый случай. Внештатные ситуации происходят всегда — таковы законы бизнеса.

Ивент — это все еще интересный бизнес, который к тому же дает возможность развиваться и постоянно узнавать что-то новое. Клиенты каждый раз хотят удивить свою аудиторию, поэтому в ивент быстро приходят все новые технологии, оказавшиеся на рынке: от инновационных материалов, применяемых в декорациях, до искусственного интеллекта, используемого при анализе данных интерактивов на деловой части. Уметь первым почувствовать тренд — залог успеха в этой сфере.

«В ивент-бизнесе выживают те, кто готов каждый день стараться на благо клиента, постоянно расширять свой кругозор и искать новые подходы к привычным задачам. Только так здесь можно работать и зарабатывать», — говорит Дмитрий.

Корпоративные мероприятия как бизнес

Плюсы

  • Ощутимый результат. Ивент-агентства продают эмоции. И если гости остаются довольными, то это окупает все вложенные усилия
  • Уникальный опыт. Когда проводишь мероприятия для разных отраслей бизнеса, можно почерпнуть их знания и потом использовать в других проектах
  • Постоянное развитие. Погружение в тренды и новые технологии неизбежно для тех, кто хочет выигрывать тендеры

Минусы

  • Слабая предсказуемость. Никаких гарантий, что завтра будут заказы. Ивент-агентства всегда в зоне риска.
  • Кредитование. Агентства кредитуют клиента — сначала делают мероприятие и оплачивают его, а оплату получают постфактум.
  • Неадекватные тендеры. Работа в этой сфере предполагает участие в тендерах, и условия некоторых из них выходят за рамки разумного. Приглашение большого количества участников в тендер снижает шанс для каждого агентства. А каждый проигрыш — это затраты, и речь не только о бюджете и трудоднях, но и об эмоциональном ресурсе.

В арсенале группы

Структурно агентство разделено на несколько блоков:

  • Отдел по работе с клиентами. Обеспечивает привлечение бизнеса и поддержку клиентов на всех этапах работы.
  • Продюсерский отдел. Занимается подготовкой мероприятий и административными вопросами.
  • Креативная студия. Создает смыслы и контент мероприятий.
  • Продакшен. Отвечает за техническую поддержку мероприятий: свет, звук, создание декораций, запуск мобильных приложений, видео и т. д.
  • Административный отдел. Юристы, бухгалтеры и т. д.

+ у агентства есть наработанный пул фрилансеров.

Всего в штате компании работает 25 человек. Как говорит Дмитрий, это оптимальное количество для решения тех задач, которые ставят клиенты.

Результаты

Агентство ADA-Symposium занимается организацией корпоративных мероприятий в России и за границей. В первую очередь речь идет о масштабных событиях, которые состоят из деловой части, развлекательных активностей и вечерней программы. 70% заказов приходятся на ивенты именно такого формата.

Оборот компании по итогам 2018 года превысил 250 млн рублей. В среднем агентство проводит 60 мероприятий в год: от круглых столов на десять человек до больших конференций с тысячами гостей. «Мы не гонимся за количественными показателями. Нам важны два фактора: возможность зарабатывать и удовольствие от работы. Поэтому мы выбираем тех клиентов и те мероприятия, с которыми нам комфортно».

Да, современный рынок вынуждает участвовать в тендерах под каждый ивент, однако это не мешает агентству выстраивать со своими клиентами долгосрочные отношения. «Нам не очень интересны разовые проекты. Мы за долгосрочные партнерские отношения. От этого выигрываем и мы, и клиенты. Когда ты много лет работаешь с клиентом, то прекрасно понимаешь его потребности и можешь предложить такой формат мероприятия, который в полной мере отвечает его задачам. Буквально понимаешь все без слов». Многие компании, с которыми ADA-Symposium начала работать в 2006 году, и сейчас пользуются услугами агентства.

Сроки подготовки мероприятия зависят от задач клиента. В среднем, чем больше времени на подготовку, тем меньше шансов что-то упустить. Однако часто приходится работать и в очень сжатые сроки. Так, для одного из клиентов в ADA-Symposium смогли организовать гала-ужин на 2,5 тысячи гостей всего за три недели.

Ценовая политика: Долгосрочные отношения с брендами позволяют агентству не задумываться о минимальных бюджетах, а фокусироваться на задачах. «Мы готовы идти навстречу нашим давним клиентам и помогать с проведением даже небольших офисных встреч. Сегодня от агентства требуется просто привезти музыку, а завтра — вывезти всю команду на другой континент. Важен не сиюминутный заработок, а доверие клиента».

Клиенты

Дмитрий Рогулев фотография

«Ивент-бизнес — это эмоции. Не только клиента, но и твои собственные. Да, во время работы ты тратишь много сил, но все равно воспринимаешь успешное мероприятие как заслуженную награду»

Дмитрий Рогулев,
генеральный директор ADA-Symposium

Кейсы Cамые главные проекты, которыми компания гордится

Цифры

Планы

За последний год команда агентства ADA-Symposium заключила контракты с новыми клиентами, а также открыла для себя новое направление работы.

С момента своего основания агентство фокусировалось только на B2B и закрытых корпоративных мероприятиях. В 2019 году в рамках сотрудничества с компанией BRP (производителем транспортной техники) ADA-Symposium впервые провело открытую серию гонок Can-Am X Race, направленную на широкую аудиторию. Проект оказался успешным. Компания планирует развиваться в этом направлении и дальше.

В следующем году агентство планирует организовать экологическую инициативу в ивент-индустрии. Сфера организации мероприятий — красивый, но пока далекий от экологичного развития бизнес. Представьте себе количество одноразовых предметов, используемых на мероприятиях. Декорации, пластик, раздаточные материалы… Мы можем сделать мероприятия более «зелеными», просто задумываясь об этом на этапе организации. Сейчас в агентстве разрабатывают план, придерживаясь которого, любое агентство сможет предложить клиентам максимально экологичные ивенты.

Для поддержки этой инициативы в планы ADA-Symposium входит сотрудничество с крупными профильными организациями — работа в этом направлении также в ближайших планах.